Sie planen eine Konferenz, einen Kongress oder eine firmeninterne Veranstaltung und möchten Ihren Besucher*innen einen hochwertigen und doch einfachen Prozess & Einlass bieten? Dann sind Event Badge Drucker genau das Richtige für Sie und Ihre Teilnehmenden. Auf Hartplastikkarten im Veranstaltungsdesign und den individuellen Teilnehmerinformationen wie Name und Abteilung fühlen sich Ihre Besucher direkt willkommen und gut aufgehoben.
Connfair GmbH und Nordlite Location Services GmbH haben sich zusammengetan, um ein Software- und Hardwaresystem für einen attraktiven Einlass professioneller B2B Events zu entwickeln. Mit einem Self-Check-In und dem gleichzeitigen Druck der Namenskarten haben Sie 3 große Vorteile in einer Lösung:
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Self-Check-In der Teilnehmenden.
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Badge Vergabe.
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Kaum Personalaufwand.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie statt PDF-Tickets Badges zur Verfügung stellen, indem wir Sie durch den gesamten Prozess von Teilnehmeranmeldung bis hin zum gedruckten Namensbadge führen.
1. Die Teilnehmerregistrierung
Mit einer intelligenten Event-Software können Sie Teilnehmende einladen, sowie Tickets verkaufen. Dies kann entweder durch eine simple Anmeldung oder mit einer umfangreichen Abfrage der Teilnehmerinformationen passieren. Nach Anmeldung (& erfolgreicher Bezahlung) erhalten die Teilnehmer*innen ihr Ticket zum Direktdownload und/oder per E-Mail zugestellt. Diese Lösungen für Ihr Teilnehmermanagement minimieren Ihren Koordinationsaufwand und Sie können vorab bereits mit sicheren Zahlen in die Planung gehen.
Über das Connfair-Teilnehmerportal können Ihre Besucher*innen jederzeit ihre Anmeldung bearbeiten, absagen oder umschreiben.
2. Einlasskontrolle mit PDF-Ticket Badges
Wenn die Self-Check-In & Badge-Terminals nicht in Ihr geplantes Budget passen, hat Connfair mit dem Design der PDF-Tickets eine kostengünstige Alternative für Badges. Das Ticket ist ein PDF-Dokument mit QR-Code, welches als DIN A4 ausgedruckt werden kann. Das Ticket ist so aufgeteilt, dass es zu einem DIN A6 Badge entlang der gestrichelten Linien gefaltet werden kann, wobei dann die Metadaten des Events auf der einen Seite und die persönlichen Daten mit QR-Code auf der anderen Seite stehen. Wenn Sie als Veranstalter DIN A6 Plastikhüllen und Lanyards am Eingang bereithalten, können die Teilnehmenden direkt das Namensschild umhängen. Der QR-Code ist nun sofort verfügbar und kann für die Einlasskontrolle genutzt werden. Die Admin App prüft die Tickets auf ihre Gültigkeit und im System gilt der Teilnehmer als “eingecheckt”.
Mit der integrierten Teilnehmerkommunikation wird vorab sichergestellt, dass die Besucher*innen Ihre Tickets ausgedruckt mitbringen. Wir empfehlen trotzdem einen Notfalldrucker vor Ort bereit zu halten.
3. Self-Check In mit hochwertigem Badgedruck
Alternativ zu der manuellen Einlasskontrolle und Papierbadges bietet Connfair in der Zusammenarbeit mit Nordlite Location Services GmbH Stehlen mit integriertem Scanner und eingebautem Badgedrucker. Am Eingang der Veranstaltung stellen Sie die Self-Check-In Counter auf. Sie enthalten einen integrierten Scanner für den QR-Code-Check-In und einen Badge-Drucker. Schilder signalisieren den Eintretenden zu den Terminals zu gehen und ein Monitor führt durch den Check-In und Badge Druck:
Ein Monitor erklärt den Besuchern, was sie tun müssen: Den QR-Code digital oder ausgedruckt scannen und nach nur wenigen Sekunden die ausgedruckte Karte dem Fach entnehmen. Die Karte ist im Veranstaltungsdesign vorbereitet und der Drucker fügt personenindividuell Informationen hinzu, bspw. Name, Vorname, Titel und Abteilung. Mit dem Scan findet gleichzeitig eine Validierung des Tickets statt. Nur wer ein gültiges und bezahltes Ticket für die Veranstaltung besitzt, erhält nun das Badge.
Nach nur ca. 7-8 Sekunden ist der Teilnehmende bereits voll automatisch eingecheckt und hat eine personalisierte Hartplastikkarte mit Langloch an der oberen Seite in der Hand. Nach einem Klips an ein Lanyard kann die Veranstaltung betreten werden. Wir empfehlen dir Lanyards direkt neben den Stehlen zu platzieren.
Der eingebaute Scanner im Terminal ist direkt mit dem Connfair Cloudsystem und damit dem Registrierungsportal verbunden. Durch die Live-Synchronisation können Teilnehmer schon Sekunden nach der Anmeldung Tickets einscannen und ihr Badge drucken lassen. Dies ermöglicht auch eine flexible Reaktion auf Anpassungen: personalisieren Sie das Ticket für einen Teilnehmer im Admintool um und das Ticket kann sofort mit der Namensänderung gedruckt werden.
Auf diese Weise kann die Einlasskontrolle professionell und ohne großen Personalaufwand durchgeführt werden. Stattdessen kann Ihr Team sich auf andere Herausforderungen konzentrieren.
4. Event Badges im Voraus drucken
Optional können Sie natürlich auch ausgedruckte Badges vorbereiten. Dies ist dann zu empfehlen, wenn Sie einen Anmeldeschluss haben und die Begrüßung der Teilnehmenden persönlich vornehmen möchten. Wir bieten den Vordruck Ihrer Badges, welche Sie vor Ort alphabetisch sortieren sollten. Auf diese Weise müssen Sie allerdings einige Teammitglieder am Eingang positionieren, welche für die Verteilung von Badges und den Einlass zuständig sind.
Event Badges haben vor allem bei B2B Veranstaltungen den großen Vorteil, dass Besucher*innen sich persönlich wertgeschätzt und wahrgenommen fühlen sowie sich auf der Veranstaltung besser zurechtfinden können. Durch Namensschilder fallen Hürden der Kommunikation und im Netzwerken, und weitere Informationen, wie Firma und Abteilung helfen den Teilnehmenden zur besseren Einordnung ihres Gegenübers.
Die stilvollen Check-In-Stehlen machen gleich einen professionellen Eindruck, und Sie können natürlich auch eine persönliche Begrüßung mit den Stehlen verbinden. Event-Badges vereinfacht auch das schnelle Auffinden der Technik-, Sicherheits- und Organisationsteams, wodurch Verwirrungen und ungelöste Probleme vermieden werden. Es verleiht der Veranstaltung Professionalität und erleichtert beiden Seiten vieles.
