Planen Sie eine offene Veranstaltung oder ein Festival? Dann gibt es rechtliche Verfahren und Genehmigungen, die Sie einholen müssen, bevor Sie grünes Licht für Ihre Veranstaltung haben.
Welche Arten von Genehmigungen genau infrage kommen und an welche Behörden sich gewendet werden muss, ist das Hauptthema dieses Artikels. Wir stellen Ihnen die verschiedenen Arten von Veranstaltungen und Festivals vor und erläutern, welche Genehmigungen dafür erforderlich sind, welche Kosten anfallen, wann und wofür Sie eine Genehmigung beantragen sollten.
1.Wie und Wo: Die Veranstaltung anmelden
Veranstaltungen werden je nach Bundesland und Kommune bei dem Ordnungsamt, Bürgermeisteramt oder die Baurechtbehörde angemeldet. Dazu kommen auch weitere Genehmigungen, die Sie je nach Veranstaltungsart beantragen müssen. Außerdem empfehlen wir Ihnen, sich über die Fristen so früh wie möglich zu informieren.
2. Was die Behörden für Angaben verlangen
Um eine konkrete Genehmigung zu gestatten, müssen die Behörden einige Informationen im Voraus schon wissen.
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Die Art der Veranstaltung.
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Die Dauer der Veranstaltung.
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Art des Getränkeausschanks.
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Größe der Veranstaltung.
All diese Elemente helfen den Behörden, die richtigen Genehmigungen zu erteilen und zu entscheiden, ob Sie weitere Genehmigungen beantragen müssen.
3. Was enthält die Genehmigung?
Die Genehmigung für eine Veranstaltung enthält im Grunde genommen:
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Die Lage und Typ der Veranstaltung.
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Die Räumlichkeit.
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Die Getränkeausschank.
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Die Betriebszeit.
4. Welche anderen Arten von Lizenzen sind mit Veranstaltungen verbunden?
Natürlich erfordert jede Art von Veranstaltung andere Unterhaltungsmaßnahmen, für die manchmal auch zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind.
Wenn bei Veranstaltungen z.B Musik gespielt wird, ob live, per Radio, Musikstreamer (wie Spotify, Deezer, usw.) oder CDs, ist die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) Ihre zentrale Genehmigungsinstanz.
Weitere Arten von Genehmigungen umfassen:
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Wird Essen serviert? Es muss dem Gaststättengesetz entsprechen.
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Werden Getränke ausgeschenkt? Dann muss das glas-frei erfolgen.
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Wird ein Skybeamer oder ein anderes Himmelsbeleuchtungs-/Lasergerät verwendet? Dann könnten diese den Flugverkehr stören und müsste entsprechend gemeldet werden.
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Findet in der Stadt ein Feuerwerk oder eine andere Feuershow statt? Dann muss dafür eine Genehmigung erstellt und die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Die Behörden erheben zusätzliche Anforderungen, wie die Bereithaltung eines Feuerlöschers und feuergefährlicher Gegenstände.
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Fällt die Veranstaltung unter die Kategorie Großveranstaltung? Dann kann es sein, dass ein Polizeieinsatz für die Sicherheitsmaßnahmen erforderlich ist.
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Haben Sie vor, viele Dekorationsartikel zu verwenden? Dann benötigen Sie möglicherweise spezielle Genehmigungen für diese Artikel. Luftballons dürfen zum Beispiel nicht mit brennbaren Gasen gefüllt werden.
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Planen Sie, eine nicht für Veranstaltungen vorgesehene Location zu nutzen, eine Bühne aufzustellen oder größere Veränderungen am Veranstaltungsort vorzunehmen, wie z.B. Sitz- oder Sanitärinstallationen? Dann brauchen Sie eine Baugenehmigung, Nutzungsänderungsgenehmigung oder eine Genehmigung nach Versammlungsstättenverordnung.
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Auch für Marketingzwecke: Wenn Sie auf einer Straße Werbung durch Printmedien (wie Plakatwerbung, Flyer usw.) für Ihre Veranstaltung machen lassen wollen, bedürft diese auch eine Sondernutzungsgenehmigung.
5. Warum muss ich öffentliche Veranstaltungen überhaupt anmelden?
Als Veranstalter sind Sie für die Sicherheit der Anwesenden vor Ort verantwortlich, egal ob es um ein Event auf Privatgelände oder es sich um einen öffentlichen Verkehrsraum handelt. Um Missstände zu vermeiden und sowohl die Menschen, als auch die Beschäftigten zu schützen, müssen öffentliche Veranstaltungen daher bei den örtlichen Behörden angemeldet und genehmigt werden.
Eine Schanklizenz stellt beispielsweise sicher, dass Sie legal Alkohol anbieten dürfen und dies auf der Einladung oder der Veranstaltungsbeschreibung vermerken müssen. Dadurch wird der Zutritt auf Minderjährige mit Aufsichtspersonen beschränkt und die Interessenten werden vorgewarnt. Tatsächlich neigen Ämter auch dazu, für Veranstaltungen, die 400 oder mehr Besucher erwarten, die Feuerwehr einzuschalten.
Zu besonderen Zeiten kann die Anmeldung Ihrer Veranstaltung auch zu einer Verringerung der Sperrstunden führen, so dass die Besucher länger bleiben können.
Ein Straßenfest, ein großes Tanz- oder Musikkonzert zum Beispiel, lockt garantiert viele Menschen an Ihren Standort. Daher sorgt die Anmeldung bei der örtlichen Behörde, in diesem Fall der Verkehrsbehörde, für einen reibungslosen Verkehrsfluss.
6. Was ist die GEMA?
Die GEMA, “Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte”, ist die deutsche Organisation, die jede Nutzung von urheberrechtlich geschützter Musik verfolgt, um das Copyright der Künstler und ihrer Produktionen zu schützen. Egal, ob es ein Live-Auftritt ist oder ob ihre künstlerische Produktion über Tonträger an einem Ort öffentlich abgespielt wird, geht es für die GEMA hauptsächlich um den Schutz der Urheberrechte von Komponisten, Dichter und Musikverleger.
7. Pflichtige Sicherheitsmaßnahmen:
→ Jugendschutz: Bei öffentlichen Tanzveranstaltungen ist es empfehlenswert und manchmal sogar obligatorisch, keine unbegleiteten Jugendlichen unter 16 Jahren einzulassen. Um Missverständnisse zu vermeiden, müssten Sie dies in der Einladung, auf den Eintrittskarten oder auf der Website der Veranstaltung mitteilen.
→ Küche und Verkaufsstände: Bei größeren Veranstaltungen ist es üblich, dass Speisen und Getränke an verschiedenen Ständen angeboten werden. Unabhängig davon, ob diese von Anbietern oder von der Veranstaltungsküche bereitgestellt werden, müssen die Lebensmittel in einem guten Zustand sein und die Küche/der Stand muss täglich nach hygienischen Regeln gereinigt werden.
→ In Großveranstaltungen, bei denen viele Menschen zu einer bestimmten Zeit am Eingang erwartet werden, muss eine Zugangskontrolle eingesetzt werden. Darüber hinaus sollten Krankenwagen, Rettungsfahrzeuge und die Feuerwehr in der Nähe des Veranstaltungsortes sein und ohne Beeinträchtigungen parken können.
→ In bestimmten Fällen werden auch Parkwächter empfohlen, um Komplikationen und Verluste zu vermeiden.
→ Technik und Normung müssen den VDW-Vorschriften entsprechen.
Alles in allem ist die Konzeption und Planung einer Veranstaltung bereits ein Projekt, welches viel Zeit, Präzision und ein ganzes Team erfordert. Ganz zu schweigen von der Durchführung der Veranstaltung. Daher ist es ratsam, ein Unternehmen oder eine Fachperson zu beauftragen, die sich um alle rechtlichen Angelegenheiten und die Genehmigungen kümmert. Währenddessen behalten Sie den Überblick über alle notwendigen Anforderungen, die für die Durchführung Ihrer Veranstaltung erforderlich sind.
Nun, da Sie wissen, wo Sie Ihre Veranstaltung anmelden müssen und welche Art von Genehmigungen Sie benötigen, ist es an der Zeit, diese Informationen zu verarbeiten und die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Maßnahmen zu ergreifen. Das wichtigste Detail ist, die Behörden so früh wie möglich zu informieren, um auf der sicheren Seite zu sein.