5 Tools für Ihren Event-Projektplan im Vergleich

In einer schnelllebigen Geschäftswelt zielen technologische Entwicklungen darauf ab, die Effizienz von Unternehmen zu steigern. Auch Eventmanager können Projektmanagement Tools nutzen, mit der Sie alles in einem sehen und steuern können.

Projektmanagement Tools für Events werden vor allem für die Organisation von Projekten, Online-Marketing und die Speicherung von Details verwendet. Außerdem wird die Effizienz innerhalb des Event-Teams dadurch deutlich gesteigert. In diesem Artikel listen wir fünf Event Management Tools auf, die Ihre Eventplanung einfacher, wirtschaftlicher und zeitsparender machen.

Microsoft Planner

Microsoft Planner gehört zur Office 365 Familie. Hierbei können Sie für jedes Projekt oder jeden Projektabschnitt ein separates Board erstellen. Jedes Projekt wird als Plan hinterlegt, und alle Projekte werden auf Ihrem Dashboard angezeigt.

Von dort aus haben Sie mit Microsoft Planner einen einfachen Zugriff auf alle laufenden Projektpläne. Diese können kategorisiert, nach Fälligkeitsdatum gefiltert und an eine oder mehreren Personen zugewiesen werden.

Auf diese Weise können Benutzer Dateien freigeben, Aufgaben festlegen und sogar über Kommentar-Boards und Chats kommunizieren. Das Programm ist als Online-Abonnementdienst erhältlich, dessen Lizenz für ein ganzes Team oder eine Einzelperson registriert werden kann.

Microsoft Planner ist ein sehr nützliches Tool für Office 365-Nutzer. Es synchronisiert alle notwendigen Daten direkt mit dem zugehörigen Office 365-Gruppe. Diese Funktion ermöglicht Ihnen einen Überblick über die Projekte Ihres Teams zu haben und auf dem Laufenden zu bleiben, was die Fortschritte der anderen angeht.

Dies geschieht über die SharePoint-Team-Site, die einen klaren Überblick darüber gibt, woran Ihr Team gerade arbeitet. Daher ermöglicht es dieses Management Programm die Integration der Office 365-Team Karte, die die Notizen, den Kalender und die Dateien miteinander verbindet.

Dies erweitert den Kollaborationshorizont zwischen Teammitgliedern. Außerdem, implementiert die App auch die Funktion, den Outlook-Kalender mit Microsoft Planner zu koordinieren. Dadurch kann man einen gemeinsamen Kalander Plan erstellen, wo jeder die persönlichen objectives eintragen kann. So hat man einen Überblick auf den ganzen Prozess und Ziele des Teams.

Vorteile

• Im Office 365 Plan mitenthalten, keine Zusatzkosten.

• Die Einbindung von anderen Microsoft-Programmen.

• Die Möglichkeit an Fortschrittsverfolgung.

• File-Sharing: Das Teilen und die gemeinsame Nutzung von Dateien.

• Einfache Kommunikation; Zulassung von Teilnehmerkommentaren

Nachteile

• Keine Berichte oder Benachrichtigungen außerhalb des Fensters angezeigt.

• Keine Möglichkeit, Aufgaben voneinander abhängig zu machen.

• Keine Option für die Zuweisung von Terminen zu Teilaufgaben bzw. Untervorgänge.

• Berechtigungen sind nicht einstellbar.

• Es gibt keinen Speicher oder Recycle Ordner, wo gelöschte Elemente gesehen oder wiederhergestellt werden können.

Trello

Trello ist ein beliebtes, intuitives Tool, das die Funktionen zur Zusammenarbeit hervorhebt. Das Hauptziel der Software ist es, bei der Organisation von Projekten zu helfen und eine Pinnwand bereitzustellen, auf der alle verbindenden Teile eines Projekts angezeigt und bearbeitet werden können.

Trello legt jedoch großen Wert auf kommunikative Funktionen und dessen größter Vorteil ist die Möglichkeit, dass interne und externe Teams an Projekten zusammenarbeiten können. Somit können Sie auch externe Dienstleister mit in das Projekt aufnehmen, die wiederum zu erledigende Aufgaben erhalten können und sämtliche weitere Funktionen nutzen können.

Das erleichtert die Projektarbeit enorm und hierdurch erhalten Sie einen Gesamtüberblick über Ihre Veranstaltung. Die App unterstützt zwar kein Ressourcenmanagement für Projekte, was sie für das traditionelle Projektmanagement eher ungeeignet macht, dafür hat sie aber eine kostenlose (limitierte) Version und dient der Organisation, die Nachverfolgung von Projekte und die Projektverwaltung.

Trello funktioniert nach dem Konzept der "Power-Ups". Diese Funktionen umfassen wichtige Befehlsfenster wie Kalender und Zeiterfassung, und können zu Ihren Boards hinzugefügt werden. Die Anzahl der verfügbaren Power-Ups ist abhängig von der Art des gewählten Abonnements.

Trello bietet drei Arten von Abonnementplänen an: Die kostenlose Version, die Business Class und das Enterprise-Modell. In der kostenlosen Version sind Sie zum Beispiel auf ein Power-Up pro Board beschränkt. Alles in allem können Sie mit Trello benutzerdefinierte Boards erstellen, Karten erstellen, die Sie in die Spalten einfügen und Personen einladen, Ihrem Board beizutreten. Somit ist dieses Projektmanagement-Tool perfekt geeignet für das Kanban Modell.

Vorteile

• Flexible Preisspanne.

• Bietet Desktop Anwendung, sowie Mobile Apps an.

• Einfache Übersicht: Alle projektbezogenen Elemente sind auf einer Seite zu sehen.

• Automatisierungs-Bots erledigen die Durchführung wiederholte und vorbestimmte Aufgaben automatisch.

• Modernes Design, einfach zu bedienen.

Nachteile

• Benötigt viele Add Ons.

• Bietet nur grundlegende Funktionen an - nicht geeignet für größere Projekte.

• Trello bietet keine Möglichkeit, Aufgaben zu verfolgen, von denen andere Zuweisungen abhängig sind.

• Die Arbeit kann nicht von der Plattform zu andere Tools exportiert werden.

• Knappe Speichergrenze.

Jira ist ein Tool, das unter Softwareentwicklern sehr bekannt ist, da es nicht nur das Projektmanagement erleichtert, sondern auch über Bug-Tracking Funktionen verfügt. Während die Software so entworfen ist, dass sie die Arbeit verschiedener Arten von Organisationen wie Marketing, Personalwesen und Finanzen umfasst, bleiben die Projektmanagement- und Verfolgungsfunktionen Jiras wichtigstes Verkaufsargument.

Kanban ist ein bekanntes Framework, dessen Implementierung unter technikgetriebene Teams und DevOps-Softwareentwicklung bekannt und verwendet wird. Es basiert sich hauptsächlich auf Echtzeit-Kommunikation und voller Transparenz der Arbeitsaufgaben. Arbeitselemente werden visuell auf einer Tafel dargestellt, sodass die der Stand jedes Projekts für alle Teammitglieder zu sehen ist.

Die Software ist ein hilfreiches Tool, um Einblicke in die gesamte Teamleistung zu erhalten, sogar in Echtzeit. Es bietet eine Vielfalt von Leistungsberichten an, wie zum Beispiel Sprintberichte und Geschwindigkeitsdiagramme. Das Programm kann auch zur Messung der generellen Betriebsleistung verwendet werden.

Jira ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Rollen für Teammitglieder mit jeweils unterschiedlichen Berechtigungen zu erstellen. So haben Sie die komplette Kontrolle darüber, wer auf welche Elemente Zugriff hat. Darüber hinaus können Sie Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Tasks (Aufgaben) definieren und haben somit die Möglichkeit ein ganzheitliches Eventmanagement hierüber abzubilden. Diese können Sie auf der Roadmap verfolgen, die jeweils einzelne Epics enthalten.

Vorteile

• Bug-Tracking und Issue-Management.

• Detaillierte Leistungsberichtung.

• Leicht Anpassbar.

• Funktional übergreifende Möglichkeit für Teamzusammenarbeit.

• Sprint-Planung.

Nachteile

• App stellt keine kostenlose Testphase zur Verfügung.

• Kein Fach für Teilaufgaben.

• Größe des Anhangs nicht immer passend.

• Kaum verfügbare Rückgang/Wiederherstellungsoption.

• Hochtechnisches Softwareprogramm

• Recht komplex für Einsteiger ins Agile Projektmanagement.

Asana

Mit Asana können Sie Ihr Team auf einer Plattform zusammenbringen und die Arbeit organisieren. Es hat ein breites Spektrum an Funktionen, dennoch ist es von Anfang an einfach zu bedienen und mit Ihrem Team direkt in die App einzusteigen.

Die Software ist “easy-to-use”, also wirklich benutzerfreundlich, wobei die Funktionen auch sehr mächtig sind. Die Software ist optimiert für die Kommunikation zwischen Unternehmen und ist für die Bearbeitung von mehreren Projekten gleichzeitig geeignet. Es bietet detaillierte Gantt Charts an, in denen man die Aktivitäten zeitlich verfolgen kann.

Mit Asana haben Sie die Gelegenheit, Ressourcenmanagement gezielt durchzuführen. Dabei können sie Ihre Finanzen, Inventur, menschliche Arbeitskräfte und ähnliche Mitteln alle anlegen, die Sie bei Ihre Projektdurchführung brauchen werden. Die Software bietet auch die Nachverfolgung von Fehlern, Produkteinführungen und Arbeitsanfragen sowie Feedback.

Dies macht es zu einem Tool, das in einer Vielzahl von Abteilungen und einer Bandbreite von Programmen eingesetzt werden kann. Darüber hinaus können Sie mit Asana Arbeit aus Drittanbieter-Apps wie Dropbox, Google Drive oder Zoom integrieren.

Vorteile

• Basis Produkt kostenlos, Premium Eigenschaften haben kostenlose Testphase.

• Leistungsstarke dritt-Partei Integrationen.

• Abteilungsflexibilität.

• Eingerichtete Aufgabenerinnerung.

• Plattformanpassung.

Nachteile

• Hochpreisig.

• Eingeschränkte Nutzbarkeit der Mobile App.

• Aufgaben können nicht an mehreren Nutzern zugeordnet werden.

• Teilaufgaben werden nicht nach Datum sortiert.

• Schwierigkeiten bei der Synchronisierung der Arbeitskalender aller Team Mitglieder.

SmartSheet

Als Projektmanagement Software bietet Smartsheet eine digitale, all bezogene Unternehmensplanung an und sorgt für eine dynamische, effiziente Arbeitsatmosphäre. Das System von SmartSheet funktioniert auf einer End-to-End Basis, d. h. ein Prozess, der eine Dienstleistung von Anfang bis Ende komplett durchführt.

Es liefert eine vollständige Lösung und das hauptsächlich ohne Bezug von Drittparteien. Das Programm synchronisiert ständig alle Arbeitsfortschritte, was einen Einblick in die Arbeit der einzelnen Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt ermöglicht. Dies ist eine sehr nützliche Option, vor allem für Mitarbeiter, deren Aufgaben von denen der anderen abhängen.

Dadurch ist der Fokuspunkt von SmartSheet auf Team-Interaktion. Diese App erweist sich daher als besonders hilfreich bei der Bewältigung von Gruppenaufgaben.

Smartsheet ist sehr flexibel in dem Sinne, dass es sich ideal für Personen eignet, deren Arbeit eine Vielzahl von Arbeitsorten oder Reisen erfordert. Das liegt daran, dass es sich um einen im Web gespeicherten Prozess handelt, was bedeutet, dass Sie keine Software auf Ihrem Computer installieren müssen.

Dies ist möglich, weil alles online ist, d. h. Sie können von überall darauf zugreifen, sei es am Arbeitsplatz, zu Hause oder von unterwegs aus. Darüber hinaus ist es auf vielen Geräten verfügbar.

Vorteile

• Eine Vielfalt an Spracheinstellungsmöglichkeiten.

• Familiär für Excel Nutzer.

• Kontrolle und Verwaltung der Aktivitäten.

• Leistungsstarker Support

• Intuitiver automatisierter Arbeitsablauf.

Nachteile

• Kein Individueller Abonnement verfügbar.

• Kompliziert am Anfang, wenn keine Vorkenntnisse von Spreadsheets bestehen.

• Begrenztes Auswahl von Vorlagenformaten.

• Begrenztes Aktivitätsprotokoll.

• Keine kostenlose Version verfügbar, nur eine Kostenlose Probe.

Anhand der in diesem Artikel vorgestellten 5 Projektmanagement-Tools können Sie die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den einzelnen Programmen wiegen und hoffentlich eins finden, das Ihrem Ziel am besten entspricht. Weitere Anleitungen bspw. zu Social Media Tools finden Sie in unseren aktuellen Blog-Veröffentlichungen