Flexibilität heißt das Zauberwort beim Neustart von Veranstaltungen. Eindrucksvoll bewiesen hat dies die B2B-Fahrradmesse von ZEG & Eurorad in Köln. Nach dem Lockdown innerhalb kürzester Zeit auf die Beine gestellt, fanden vom 10. bis 18. Juni immerhin mehr als 1600 Besucherinnen und Besucher den Weg an den Rhein.
Eventmanagerin Claudia Luncke und Arnd Iffland, IT-Leiter von Eurorad, haben uns Tricks verraten, wie der Neustart gelingt – und wie die Lösungen von Connfair bei der ZEG-Messe geholfen haben.
Informiert bleiben
Die größte Herausforderung für die beiden war im Vorhinein, flexibel auf die sich rasch ändernde Auflagen zu reagieren. “Man muss sich täglich mit den Verordnungen beschäftigen”, sagt Claudia Luncke. Über die aktuellen Gesundheitsverordnungen hat sie sich auf allen Kanälen informiert, vor allem in den Amtsblättern, in den Landesregelungen und über das Robert-Koch-Institut.
Verantwortung zuweisen und klare Regeln aufstellen
An allen Eingängen sind bei der ZEG-Messe Hinweise zu den Hygiene-Regeln zu lesen. Diese klar zu kommunizieren und Verantwortlichkeiten zu klären sei unerlässlich, sagt Luncke.
So hat sie speziell jemanden bestimmt, der als Ansprechpartner fungiert und die Maßnahmen überprüft. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden individuell gebrieft und haben die Regeln unterschrieben.
Personal zur Reinigung und für die Teststation
Auch zusätzliches Personal hat die ZEG für die Messe eingestellt. Reinigungskräfte säubern regelmäßig Türklinken und Tische. Außerdem hat Luncke eine Teststation angemietet.
An Stehtischen am Einlass füllen die Gäste Zettel mit ihren Kontaktdaten aus, dann werden sie in den Test-Container gebeten. Ein bis zwei Mitarbeiter führen die Schnelltests durch, vor allem morgens herrscht reger Andrang. Um diesen zu entzerren, hat sich manch ein Mitarbeiter bereits am Vorabend testen lassen.
Einfache & besondere Rückverfolgung garantieren
Zur einfachen Rückverfolgung hat Eurorad, die Tochter der ZEG und zuständig für die IT, bereits beim Ticketverkauf alle notwendigen Daten zur Rückverfolgung erhoben, vor allem Telefonnummern und E‑Mail-Adressen.
Zur besonderen (und genaueren) Rückverfolgung checken sich die Gäste beim Mittagessen zusätzlich noch einmal per Smartphone selbst ein, dabei werden Anwesenheitszeiten und Tischnummer erfasst.
Nahtlose Integration mit der Auslastungssteuerung und Ticket-Freischaltung von Connfair
Das Ticketing hat die IT-Abteilung von Eurorad für vorherige Events selbst entwickelt. Um die Corona-Maßnahmen einzuhalten, nutzt sie nun zusätzlich die tagesaktuelle Freischaltung von Connfair, die über eine nahtlose Integration funktioniert. Tickets werden täglich erst dann freigeschaltet, wenn ein Impfpass, ein aktueller Corona-Test oder die Bestätigung einer Infektion vorliegt. “Ohne diese Freischaltungs-Lösung hätten wir die Veranstaltung gar nicht durchführen können”, erzählt Arnd Iffland.
Auch das Drehkreuz ist auf der Messe fleißig im Einsatz. Am Ein- und Ausgang regelt es den Einlass vollautomatisch und sorgt gleichzeitig dafür, dass die coronakonforme Auslastung eingehalten wird. “Mit einem Drehkreuz kann man nicht diskutieren”, ist Arnd Iffland froh über den technischen Helfer. Das Drehkreuz will er auch dann noch einsetzen, wenn Corona nicht mehr die Regeln bestimmt