Customer Success Story mit HNEE

Internationale Konferenz: “Science and Research in, for and with UNESCO Biosphere Reserves”

Die HNEE fördert die Nachhaltigkeitsforschung unter UNESCO mit Unterstützung von Connfair

Die Hochschule für nachhaltige Entwicklung (HNEE) wirkt, wie der Name bereits verrät, in Themen nachhaltiger Forschung und Lehre. Die Universität trägt schon seit 190 Jahren zu dieser Sache bei und hält starken Einfluss im Bereich Umwelt und Umweltmanagement. In ihrem Event reflektiert die HNEE über Nachhaltigkeitsforschung in UNESCO Biosphärenreservaten.

Mit dem Ziel, die Forschung in Biosphärenreservaten zu fördern und zu vernetzen, hat sich das Biosphäre Reserve Institute unter dem UNESCO Programm eine wissenschaftliche Konferenz ausgedacht. Mit über 150 Bewerbungen aus ca. 50 unterschiedlichen Ländern standen die Veranstalter*innen vor der großen Herausforderung, die populäre Konferenz reibungslos zu planen und zu realisieren.

“Wir haben mit so vielen Menschen noch keine Forschungskonferenz im Rahmen dieses Programms durchgeführt. “

Die Herausforderung

Das Institut hatte bisher noch nicht mit einer Eventsoftware gearbeitet. “Es war ein großer Organisationsdruck,” teilte die Eventkoordinatoren Frau Mutschler mit.

Die Eingewöhnung in neue Managementmethoden mit Hilfe von Software kann sich anfangs als schwierig erweisen - vor allem, wenn zeitlich so viel weitere organisatorische Arbeit zu leisten ist.

Darüber hinaus das Institut eine Möglichkeit, dass sich alle Teilnehmer*innen registrieren und individuelle Anpassungen vornehmen können, sowie personalisierte Tickets erhalten. Das Problem? Zu viele Informationen unterschiedlicher Personen, mit unterschiedlichen Umständen und anderen Präferenzen.

“Uns war es wichtig, dass wir nicht mit jeder Person einzeln zu allen Fragen, die wir zu der Konferenz hatten, kommunizieren mussten: Übernachtung, An- und Abreise, spezielle Essenswünsche und so weiter. “

Als das Institut zu den digitalen Lösungen von Connfair wechselte, konnte das Team Kommunikationsbarrieren überwinden. Sie konnten so ihre Arbeitseffizienz und die Erfahrungen der Teilnehmer*innen verbessern.

Die Lösung

Hier sorgte Connfair dafür, dass das Institut ein technisches “Upgrade” erhielt, das den Planungsprozess der Konferenz erleichterte. Mit einer individuellen Registrierungsmaske über ein Teilnehmerportal ermöglichte Connfair ein effizientes Teilnehmermanagement. In diesem Portal konnten sich die Teilnehmer*innen online registrieren und alle wichtigen Informationen ihres Aufenthaltes abgegeben. Somit verwandelte Connfair auch die User Experience der Teilnehmenden an der Konferenz. Eine Plattform wurde zur Verfügung gestellt, über die sich alle Teilnehmer online registrieren und ihre Daten speichern konnten.

“Ganz wichtig war uns eine nahe Kundenbetreuung, also dass unsere Fragen schnell beantwortet wurden und wir bei dem Aufsetzen des Teilnehmerportals unterstützt wurden. […] Außerdem, dass wir [die Informationen] extrahieren und wir dann mit der Anmeldetabelle weiterarbeiten konnten.”

Das HNEE-Team schätzt die begleitende Kundenbetreuung und die Tatsache, dass der Support direkt erreichbar war.

“Andere Anbieter hatten sehr viele Features, die wir nicht gebraucht haben. Wir haben einfach ein Basic Tool gebraucht mit der Anforderung, eine Anmeldemaske zu erstellen und Teilnehmerinformationen zu verwalten, aber nicht viel mehr drum herum, was wir auch nicht bezahlen wollten.”

Durch die modulare Systemstruktur von Connfair konnte die HNEE “Basic Tools” bei Connfair nach Wunsch ausgestellt bekommen und ohne zusätzliche komplizierte Funktionen ihre Konferenz mit einem technischen Anstoß effektiver durchsetzen.

Mit einer individuell angepassten E-Mail konnte das Team die Teilnehmer sorgenfrei einladen und um die Abgabe der Informationen fragen.

“ […], Dass wir gemeinsam eine E-Mail an die Teilnehmenden mit Link zum Anmeldeportal erstellen konnten, das war sehr wichtig. Durch diese individuelle Teilnehmerkommunikation kann man Missverständnisse verhindern und die Teilnehmenden direkt ansprechen und einweisen.”

Das Resultat

Es ist klar, dass das Institut eine digitale und professionelle Lösung mit einer einfachen Benutzeroberfläche und einem anpassbaren Anmeldungsverwaltungsportal gesucht hat. Connfair war im Stande, beide Anforderungen zu erfüllen und noch mehr dazu.

Das Team war auch mit der Digitalisierung der organisatorischen Arbeit zufrieden und konnten sich über den Eindruck, den sie auf den Benutzer macht, freuen.

“Der erste Punkt der mir einfällt, dass so etwas mittlerweile Standard ist und die Leute erwarten, dass Sie ein Ticket bekommen und das alles digital abläuft. Dass das Layout gut aussieht bringt eine gewisse Professionalität rüber.”

Die ganze Teilnehmerkommunikation & -Verwaltung musste nicht manuell mit vielen E-Mails und Excel-Listen gestaltet werden. Connfair hat dafür ein System bereitgestellt, das das Ganze smart verbindet. Die Teilnehmenden erhielten eine individualisierte E-Mail Einladung von HNEE mit dem Link zum Teilnehmerportal. Dort gaben die Teilnehmenden alle notwendigen Informationen zur Planung ein. Das HNEE-Team genoss vor allem die einfache und direkte Teilnehmendenkommunikation- und -Planung.

Auch die Flexibilität des Systems und dessen Anpassungsmöglichkeiten haben Frau Mutschlers Team geholfen und anschaulich beeindruckt:

“Es war wirklich ideal, dass es dieses System für die Abfrage von individuellen Wünschen gibt. Es sind sehr individuelle Teilnehmerbedingungen und so hatten wir die Übersicht.”