“Wir haben das Teilnehmermanagement Tool und die Admin App genutzt. Beide haben uns voll überzeugt. Der Aufbau der Seite/App ist sehr übersichtlich und wir haben stehts gefunden, wonach wir gesucht haben! ” (Petra Leinkenjost).
Die Westfalen AG mit Sitz im westfälischen Münster ist ein Europaweit bekannter Versorger von Energielösungen, Hersteller von Industriegasen und vieles mehr. Zusätzlich unterstützt die Westfalen AG ihre Kunden auf dem Weg zum nachhaltigen Fortschritt mit ihren Produkten und Dienstleistungen. Wenn es jedoch um die Veranstaltung bzw. Durchführung von einem großen Event geht, verlässt sich das Unternehmen auf die Unterstützung intelligenter Event-Softwarelösungen von Connfair.
Am 10. Juni 2022 fand eine interne Veranstaltung der Westfalen Gruppe unter dem Motto „Headventures 2.0 & Sommerfest“ statt. Ziel dieser Veranstaltung war, den Mitarbeiter*innen vor Ort und digital zugeschaltet, neue Geschäftsideen zu präsentieren und mit dem anschließenden Sommerfest für ihren Einsatz für das Unternehmen zu danken.
“Der Erfolg einer Veranstaltung liegt vor allem darin, dass die Teilnehmer/innen eine gute Zeit auf der Veranstaltung haben und dass die Teilnehmer/innen nichts von eventuellen Problemen mitbekommen. ( In unserem Fall müssen natürlich auch der Vorstand / die Eigentümer zufrieden sein, damit eine ähnliche Veranstaltung wieder durchgeführt werden kann. )”
Die Herausforderung
Nach einer langen Zeit mit Pandemie Regeln und Abstand, konnten sich die Firmenmitglieder wieder in einer Großveranstaltung zusammentreffen. Mit über 800 Teilnehmern mussten sich die Veranstaltungsleiter mit den individuellen Wünschen, Essensvorlieben, Übernachtungswünsche usw. befassen.
“ Ebenso standen wir vor der Corona-bedingten Herausforderung, dass wir die Kontaktnachverfolgung sicherstellen mussten,” erzählt Petra, Event Managerin der Westfalen AG. Zusätzlich musste das Team sich auch mit der Nachweiskontrolle befassen, und das alles neben der ganzen Event Planung und der Koordination aller dazugehörigen Abteilungen.
Zudem standen der Veranstaltungsplanung weitere folgende Herausforderungen bevor: die manuelle Erfassung aller Teilnehmerinformationen, die Einholung von Wünschen sowie eine Ticketausstellung. An diesem Punkt wurde Petra und ihrem Team klar, dass sie die Unterstützung digitaler Lösungen benötigen.
Viele Teilnehmer mit entsprechend vielen Tickets, individuelle Abfragen und eine reibungslose Kontaktnachverfolgungen - durch eine bestimmte Lösung konnten sich die Sorgen des Teams in Luft auflösen.
Die Lösung
Daraufhin wandte sich das Unternehmen an die Experten(Lösung) von Connfair. “Am besten hat uns die gut strukturierte Website und der Kontakt mit unserer Ansprechpartnerin gefallen. Sie hatte stets Antworten auf unsere Fragen und hat Probleme schnell gelöst.“ .
Diese Lösungen zielen darauf ab, die Organisatoren zu entlasten, sodass sich das Eventmanagement-Team auf die Planung konzentrieren kann.
Lösungen wie Einladungen bis zu Informationseinholung und Ticketvergabe sind alles organisatorische Punkten, wobei das Veranstaltungsteam Unterstützung bekommen hat. Durch das Connfair Teilnehmer Tool, konnten sich Teilnehmer bereits für einen Besucherticket selbst registrieren und ihre individuellen Daten dort ablegen, wie Name, Adresse, Telefon Nummer und Email. Danach haben die Teilnehmer ihre Tickets per Email zugesendet.
Somit wurde es für die Event Managern möglich, eine Liste mit allen Teilnehmern und deren Informationen direkt zu exportieren und je nach Personen und sonstigen Bedingungen durchsucht werden.
“Die Einladung zur Veranstaltung, die Informationseinholung, die Ticketvergabe, die Akkreditierung und die Einhaltung der Kontaktnachverfolgung. Connfair hat für alle diese Punkte die passende Lösung dargestellt.”
Alle Teilnehmer hatten daher die Möglichkeit direkt selbst ihre Daten und Präferenzen einzugeben und die Event Manager, einen schnellen Zugriff und gesamtes Überblick - so wurde Event Planung und Teilnahme einfacher für alle.
Das Resultat
Da nun die Event-Manager Connfair’s Teilnehmermanagement Tool und die Admin-App benutzen, haben Sie viel Zeit gespart und alle Informationen unter einem Dach behandelt.
“Alle angemeldeten Personen können durch einen Klick in eine Excel-Tabelle überführt werden. Hier kann dann ohne Probleme nach gewünschten Informationen gefiltert werden. Dies war eine enorme Entlastung für uns. Wir können das genutzte Teilnehmertool nur weiterempfehlen. “
Die Event-Manager müssten nicht mit jedem Kollegen und jeder Kollegin einzeln Kontakt aufnehmen, sondern konnten durch die digitalen Lösungen alle Informationen direkt erhalten und mit einem Klick erreichen.
“Auch bei der Einladung- und Reminder-Versendung haben wir sehr hilfreiche Unterstützung erhalten. Wir haben uns über die gesamte Vorbereitungszeit und Veranstaltungszeit top unterstützt gefühlt.”
Zur Feier des 100-jährigen Bestehens ihres erfolgreichen Unternehmens, plant die Westfalen AG eine Großveranstaltung zum kommenden Jahr und erwarten dafür umso mehr Teilnehmer/innen, die sich freuen, ihren Erfolg mitzufeiern.
“ Zu diesem Anlass werden wir erneut die Dienste von Connfair in Anspruch nehmen. Hier werden deutlich mehr Teilnehmer/innen erwartet. Dies bereitet uns auf Seiten des Teilnehmermanagements allerdings keine Kopfschmerzen, da wir wissen, dass wir mit Connfair eine optimale Lösung gefunden habe, die Übersicht zu behalten. “