Eine erfolgreiche Tagung planen in 10 Schritten

Tagungen sind Veranstaltungen, bei denen sich Leute mit denselben Interessen versammeln. Dort wird weitgehend aus, über den gemeinsam geteilten Bedarf diskutiert. Tagungen werden meistens gehalten, um Fachleute aus der Industrie zusammenzubringen und wichtige Fragen oder Themen in ihrem Bereich zu klären. Es gibt sie aber auch, um spezielle Themen zu fördern. 

 Schritt 1: Thema, Umfang und Dauer bestimmen

Als erstes muss ein Thema festgelegt werden. Was wird in der Tagung besprochen und worum geht es hauptsächlich bei der Veranstaltung. Steht das Thema erst einmal fest, wird die Auswahl der Redner und Gäste wesentlich einfacher. Bevor Sie Einladungen verschicken, ist es ratsam, mit den Top-Interessenten oder VIPs zu sprechen, damit Sie zunächst verbindliche Zusagen haben. Deshalb ist es wichtig, die gewünschten Referenten so früh wie möglich zu buchen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Überprüfung der geplanten Termine im digitalen Kalender, damit sich Ihre Veranstaltung nicht mit einem Feiertag überschneidet oder mit beliebten Großveranstaltungen konkurriert. Die ersten Schritte wären immer das Thema, den Umfang und die Dauer der Veranstaltung zu beschließen. Tagungen werden komplett unterschiedlich geführt, je nach dem Thema worum es sich handelt, was die Dauerzeit, die Präsenz der Referenten und die komplette Atmosphäre.

Schritt 2: Budget einplanen

Um sich ein realistisches Bild von der Veranstaltung machen zu können, ist es unerlässlich, eine Aufstellung aller zu erwartenden Kosten und finanziellen Aufwendungen zu erstellen. Es geht darum, die Mittelzuflüsse und Mittelabflüsse vorherzusagen, die durch die gesamte Veranstaltung von der Vorbereitung bis zum Abschluss verursacht werden.

Die Aufstellung eines Budgets ist entscheidend für die Wahl des richtigen Weges zur Erreichung der Ziele bei der Planung der Veranstaltung. Auf diese Weise wird das finanzielle Ergebnis der geplanten Veranstaltung nicht dem Schicksal überlassen, sondern im Voraus erahnt und berechnet.

Es ist äußerst wichtig alle Investitionen im Voraus zu bedenken. Berücksichtigen Sie bei Ihren Berechnungen die Möglichkeiten und die Anzahl der Sponsoren, die vorausgesehene Ticketverkaufsablauf und die Budgetspanne mit einer festgelegten Höchst- und Mindestgrenze.

Bitte beachten Sie, dass ein Platz im Budget für plötzliche, ungeplante Ausgaben eingeplant werden sollte, der im Falle einer unglücklichen Überraschung oder eines Ressourcenverlusts nützlich sein kann. Planen Sie hier also einen ausreichenden Finanzpuffer ein.

Schritt 3: Speaker organisieren

Es wäre definitiv vom Vorteil, sich vorher zu überlegen, wie vorgetragen wird. Kommen mehrere Referenten und Referentinnen mehrmals in unterschiedlichen Zeiten vor oder wird jeder Referent jeweils einen einzigen Vortrag halten?

Da es um Vorträge geht und um gemeinsam gehaltene Interessen und Themen, ist es auch zu bedenken, dass die Teilnehmer Fragen stellen werden oder ergänzende Kommentare geben möchten. Deshalb ist es ratsam, entweder 10 bis 15 Minuten nach der Vorstellung eine Q&A-Session einzuplanen oder gleich eine Diskussionsrunde über das Thema anzukündigen.

Die erste Rede oder das erste Podium, welches gehalten wird, muss die richtige Atmosphäre für die Veranstaltung vermitteln und die  allgemeine Stimmung für den Rest des Tages festlegen. Das erste Panel auf der Programmliste, sollte daher motivierende und inspirierende Elemente enthalten, damit sich die Zuhörer auf die gleiche Atmosphäre einstellen können. Der letzte Beitrag des Tages s

ollte so gestaltet sein, dass die Zuhörer die Möglichkeit haben, sich zu äußern und ihre Ideen oder Fragen loszuwerden, um einen positiven letzten Eindruck zu hinterlassen.

Schritt 4: Verkehrsmittel und Unterkunftsmöglichkeiten bedenken

Bei der Auswahl des Veranstaltungsortes sollten Sie die Erreichbarkeit mit einbeziehen. Das heißt, dass der Ort von öffentlichen Verkehrsmitteln angefahren und ausreichende Parkplätze vorhanden sein sollten. Des Weiteren sind naheliegende Unterkunftsmöglichkeiten von Vorteil.

Es ist wichtig, die Erreichbarkeit von einfachen und erschwinglichen Reise- und Unterkunftsmöglichkeiten in der Nähe des gewünschten Veranstaltungsortes zu berücksichtigen. Es ist auch wichtig alle Teilnehmer und Interessenten mit einzubeziehen und daher möglichst einen barrierefreien Veranstaltungsplatz zu buchen oder sich alternative Nutzungen der Veranstaltungseinrichtungen sich einfallen zu lassen.

Sollte sich die Veranstaltung auf eine internationale oder interkulturelle Ebene beziehen, wäre es vom Vorteil einen Dolmetscher, Übersetzungsanlagen oder Kommunikationsassistenz versorgen. 

Schritt 5: Das Raumkonzept entwickeln

Ein weiterer wichtiger Faktor, der das Ambiente und das allgemeine Gefühl der Veranstaltung beeinflusst, ist der Veranstaltungsort. Die Art und Weise, wie die Veranstaltung wahrgenommen, empfangen und präsentiert wird, hat großen Einfluss darauf, wie die Menschen sich an die Veranstaltung erinnern, wie sie darüber sprechen und wie wohl sie sich während ihrer Dauer fühlen.

Die meisten Menschen planen Veranstaltungen in ihren Terminkalendern sehr knapp bei Zeit. Deshalb ist es ratsam, mit der Planung und Werbung für die Veranstaltungen einige Monate im Voraus zu beginnen. Sollte die Veranstaltung den ganzen Tag dauern und findet im Sommer statt, wäre es wahrscheinlich vom Vorteil einen klimatisierten Ort auszusuchen, sowie bei Unwetter oder im Winter dafür zu sorgen, einen Innenbereich zu finden. Ein weiteres Thema zur Räumlichkeit wäre, ob Sie eine Garderobe einführen sollten oder nicht.

Die Möblierung spielt auch eine große Rolle, wie die Bestuhlung aussehen soll und was am besten zu dem jeweiligen Anlass passt. Die Möblierung hängt auch von der Raumkapazität ab, daher müsste überlegt werden, wie groß die Anzahl der Teilnehmer vorausgeahnt werden, um den passenden Veranstaltungsort zu buchen.

Die Dekoration könnte auch ein wichtiges Thema sein. Raumdekor zerstreut die gewünschte Atmosphäre im ganzen Raum durch und bestimmt  den ersten Eindruck. Es sorgt für eine Ästhetik der Ausstattung, egal ob gemütlich oder künstlerisch.

Schritt 6: Für die Technik sorgen

Natürlich erleichtert die richtige Geräteausrüstung und Technologie den Vorbereitungsprozess und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Sie hilft bei der Organisation, indem ein vollständiger Überblick verschafft wird und hilft den Teilnehmern bei der gedanklichen Unterstützung - in Form von Bild, Ton, o.ä.

Darüber hinaus erfordert die Integration der Technik nur eine  Installation und eine gelegentliche Überwachung durch das Organisationsteam.

Unabhängig davon, ob es sich um eine virtuelle, physische oder hybride Veranstaltung handelt, gibt es immer eine geeignete technische Lösung. 

Zu Hightech-Innovationen gehören Software wie zum Beispiel für die Veranstaltungsplanung, für die Veranstaltungslogistik, Online-Marketing, sowie für Software und dessen Registrierungsmanagement.

Schritt 7: Planen Sie das Catering

Bei vielen Veranstaltungen, bei denen Mahlzeiten serviert werden, kann dies zu einem Faktor werden, der über Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung entscheidet. Der Grund dafür ist, dass Essen eine Sache ist, die die Menschen gerne gemeinsam genießen - es ist die eine Angelegenheit, bei der die Menschen zusammenkommen und sich einig werden.

Es gibt niemanden, der ein gutes Gericht nicht zu schätzen weiß, aber jede Jahreszeit und jeder Anlass erfordert eine bestimmte Auswahl an Speisen. Abgesehen von den Faktoren Wetter, Anlass und Jahreszeit, die für die Auswahl des Menüs ausschlaggebend sind, erweist sich auch die Untersuchung der demografischen Daten der geplanten Teilnehmer als sehr fruchtbar.

Das Alter der Gäste und ihr soziales Umfeld können viel über deren Ernährungsvorlieben verraten. Am unkompliziertesten und mit dem wenigsten Aufwand ist es, wenn Sie sich eine Auswahl an Speisen über das digitale Registrierungsformular zusammenstellen lassen.

Schritt 8: Marketingmaßnahmen planen und umsetzen

Die Promotion des Events hat einen direkten Zusammenhang mit dem Empfang des Events und dessen Verbreitung. Das heißt, dass Social Media Management eine große effektive Rolle bei solchen Veranstaltungen spielt. Daher ist eine Online-Präsenz während und nach des Events verpflichtend. Bilder, Videos und Snippets während und nach der Veranstaltung hochzuladen, teilt ein virtuelles Ambiente des Events an weitere Interessenten bei einer folgenden Tagung.

E-Mail-Marketing Kampagnen sind äußerst wichtigm, um relevant zu bleiben und um den Interessenten an das kommende Event zu erinnern. Die Emails können auch mehr Information zu der Veranstaltung beinhalten und Tipps zur Anreise.

Führen Sie in der Mail mit auf, dass es eine Rückmeldepflicht gibt, so können Sie genau planen, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Des Weiteren gehören  digitale oder physische Flyer zu einer erfolgreichen Marketing Kampagne.

Schritt 9: Effektiv bleiben im After-Event

Bei der Event Planung geht es nicht nur hauptsächlich um die Veranstaltung selber und deren Ablauf, sondern auch um das Nach-Gefühl, was dadurch vermittelt wird. Daher ist es auch wichtig, vom Anfang der Planung zu bedenken, wie man es schafft, noch nach der Veranstaltung, im Gedächtnis des Publikums zubleiben. Content im Internet über, während und nach der Veranstaltung zu stellen ist eine Art im Event-Effekt relevant zu bleiben und eine unvergessliche Wirkung zu schaffen.

Es sollte daran gedacht werden, den Teilnehmern am Schluss ein Zertifikat zu geben und dabei auch die Zeit und Organisation dieser Abgabe mit einzuplanen.

Mailing Listen mit Teilnehmer der jeweiligen Tagung zu erstellen, dient zur zukünftigen Promotion von ähnlichen Veranstaltungen und Tagungen. Eine Evaluationsmöglichkeit nach dem Ablauf der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen demonstriert innovative Eigenschaften der Organisation und schafft auch intern die Gelegenheit bei zukommende Veranstaltungen sich zu verbessern und Neuerungen einzuführen. Es wäre auch vom großem Vorteil den Leuten bei der Registrierung ein Formular zur Verfügung zu stellen, wo sie Ihre Kommentare oder Anfragen einreichen können. Sollte dieser Prozess nicht digital laufen, könnte eventuell auch physische Feedback/Antragsformularen zwischen den Teilnehmern zu verteilen.

Schritt 10: Registrierung und Zahlungsmethoden

Um potenzielle Teilnehmer und Interessenten zu ermutigen, sich für Ihre Veranstaltung zu verpflichten, ist die Bereitstellung eines einfachen Anmeldeformulars und einer breiten Palette von Zahlungsoptionen von entscheidender Bedeutung. Hierfür kommt eine Teilnehmermanagement Software in den Einsatz, wie bspw. von Connfair.

Eine ausgezeichnete Option für eine flexible Registrierung ist eine Gruppenanmeldung zu ermöglichen. Während jede einzelne Person Ihr eigenes Formular mit Ihrem persönlichen Angaben ausfüllen muss, können Sie mit dieser Option die Gäste nach Gruppen aufteilen, was sich bei der Zuweisung von Plätzen und Räumen als sehr nützlich erweist. Dies ist auch sehr praktisch für Veranstaltungen mit Kindern, da sich die Familienmitglieder als Gruppe anmelden können.

Dabei müssen Sie bedenken, dass eine Registrierung nicht lange dauern darf, daher am besten kurz und knapp verfassen.

Um mehr Teilnehmer zu gewinnen, ist es ratsam, die Registrierungsseite auf der Startseite anzuzeigen, damit sie leicht zugänglich ist. Letztendlich ist es egal, ob Sie ein internationales Publikum erwarten oder Wert auf Zahlungsflexibilität legen, in jedem Fall erleichtert eine große Auswahl an Zahlungsmöglichkeiten den Registrierungsprozess und ermutigt die Besucher, die Tickets sofort zu kaufen. Dazu zählen Sofortüberweisung, Kreditkarten, PayPal und ähnliches.

Es gibt zwar viele Dinge, die bei der Planung zu beachten sind, aber wir haben diese Liste mit den grundlegenden Schlüsselpunkten zusammengestellt, die den Erfolg jeder Veranstaltung sicherstellen. Mit der richtigen Software wird Ihre Veranstaltungsplanung einfacher und Sie können Ihre Ressourcen optimal nutzen.

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