Blog6 nützliche Event Automationen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

6 nützliche Event Automationen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Die ganze Welt redet aktuell von der Digitalisierung. Haben Sie sich auch einmal gefragt, welche Arbeitsschritte Sie digitalisieren können, um effizienter zu werden?

Wahrscheinlich denken Sie sich auch, dass Sie als Eventorganisator vor anderen Aufgaben und Herausforderungen stehen, die sich auf dem ersten Blick nicht so einfach digital abbilden lassen.

Wir zeigen Ihnen, welche 6 nützlichen Event Automationen Sie sich sofort zu Nutze machen können.

Warum Event Automation?

Tools für Event Automationen können das Leben eines Eventorganisators bereichern, indem sie Prozesse vereinfachen, sich Ihnen anpassen und Ihnen somit Zeitersparnis und Kosteneffizienz liefern. Zudem können Sie Ihr Event-Marketing optimieren und erweiterte Analysen zu Rate ziehen, zu denen Sie vorher keinen Zugang gehabt haben.

Einen großen Benefit erreichen Sie, wenn Sie Ihre Eventwebsite, die Teilnehmerregistrierung, das Marketing und die abschließende Evaluation von einem einzigen Tool aus steuern.

Auch das erspart Ihnen jede Menge Zeit und Kosten, da Sie nicht zwischen mehreren Tools hin- und herspringen müssen oder abteilungsübergreifend Daten zusammengeführt werden müssen.

1. Automatisierte Teilnehmerkommunikation nach jedem Ticketkauf bzw. jeder Teilnehmerregistrierung

Teilnehmer per Excel-Liste importieren und manuelle E‑Mails versenden gehören der Vergangenheit an. Diesen riesigen Zeitfaktor können Sie endlich eliminieren. Mit einer guten und smarten Eventsoftware können Sie bspw. ihre Teilnehmerkommunikation vorab definieren und Sie automatisch ausspielen lassen, sobald ein neuer Teilnehmer hinzukommt.

 

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So gehen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhält. Schicken Sie zum Beispiel nach jeder Registrierung eine Danke-Mail raus.

2 Wochen oder Tage vor dem Event und 1 Stunde vorher erneut eine Erinnerung rauszusenden, senkt die No-Show-Rate Ihrer Veranstaltung.

Hierfür brauchen Sie nicht den exakten Tag abwarten, sondern können dies vorab tun und sich entspannt zurücklehnen, da die E‑Mails zu 100% zur richtigen Zeit an ihrem Ziel ankommen. Klingt das nicht smart?

2. 2G-/3G-Validierung vor dem Event

Wenn Sie in der aktuellen Situation ein In-Person Event planen, müssen Sie den 2G- bzw. 3G-Status der Teilnehmer kontrollieren und prüfen. Die 2G-/3G-Veranstaltung bringt zum einen Personalaufwand und zum anderen Zeitaufwand mit sich.

Dem können Sie mit Automation entgegenwirken. Durch Eventsoftware ist es möglich den 2G-/3G-Status vorab zu prüfen, ohne selbst was dafür tun zu müssen. Das Ticket wird erst freigeschaltet, wenn die Validierung erfolgreich war.

 

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2G-/3G-Validierung vor dem Event

Hierfür hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit ab 1 Woche vor dem Event einen Screenshot vom CovPass zu erstellen und diesen über einen E‑Mail-Link an die Eventsoftware übermitteln. Die Eventsoftware validiert die Daten mit CovPass und erhält die Gültigkeit von CovPass anschließend zurück. Im Anschluss wird das Ticket freigeschaltet bzw. erst dann erhält das Ticket die Gültigkeit.

So können Sie sicher sein, dass am Tag Ihres Events alle Teilnehmer den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

3. Teilnehmerdaten aus Social Media vollautomatisch an Ihre Software übermitteln

Wenn Sie eine kostenfreie Veranstaltung planen oder das Marketing für Ihre kostenpflichtige Veranstaltung in Gang setzen wollen, können Sie die Daten aus Social-Media-Kanälen wie Facebook Veranstaltungen oder LinkedIn Events per Automation an Ihre Software übermitteln. Von hier aus können Sie dann weitere Automationen vornehmen. Aber gehen wir erstmal auf diese bereichernde Funktion ein.

 

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Mit den Lead Gen-Forms von LinkedIn haben Sie die Möglichkeit die Daten an Ihre Software weiterzuleiten. Auch Facebook und Instagram bieten diese Funktion an. So können Sie die Teilnehmerdaten aufgreifen und Sie mittels einer Lead-Nurturing-Kampagne von einem Lead zu einem Eventbesucher qualifizieren.

Alles, was Sie hierfür machen müssen, ist ein Event auf LinkedIn oder Facebook zu erstellen und die Funktion einer Eventsoftware zu nutzen. Ihr Marketing-Team brauch dann nur noch eine Marketing-Kampagne erstellen und schon kann es losgehen.

Natürlich müssen Sie sich vorher die Zustimmung der Teilnehmer einholen, um diese Automation DSGVO-konform zu gestalten.

4. Automatisiert Teilnehmerdaten an Streaming-Software übermitteln

Jede Registrierung direkt an die Streaming-Software übermitteln, sodass Sie alle Informationen am Tag des virtuellen oder hybriden Events parat haben? Superleicht dank Automation.

Mit jedem Ticketkauf bzw. mit jeder Teilnehmerregistrierung wird ein sogenannter Trigger ausgeführt und die Daten werden per Schnittstelle an die Software übertragen, die Sie zum Streamen verwenden.

5. Teilnehmer an mehreren Locations synchronisieren

Wenn Sie gewisse Besucher zu mehrtägigen Events einladen oder ein Event auf mehrere Locations verteilen, haben Sie entweder die Möglichkeit den Einlass manuell zu kontrollieren oder mittels vollautomatischer Drehkreuze digital zu synchronisieren.

Das Smarte dabei ist, dass Sie keine manuellen Einstellungen vornehmen müssen und die Verweilzeiten pro Location bzw. Event automatisch getrackt werden. So haben Sie auch im Nachhinein einen Überblick welche Person zu welcher Uhrzeit gekommen und gegangen ist.

Sie können Besucherströme digital abbilden und können Sie Ihre nachfolgenden Events optimieren.

6. Automatisch ein Badge für jeden Teilnehmer direkt vor Ort ausdrucken

 

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Bei In-Person Events haben Sie die Möglichkeit Eintrittskarten oder Registrierungen direkt vor Ort durchzuführen. Sie können ein Formular zur Verfügung stellen oder ein POS System direkt an Ihrem Einlass.

Setzen Sie einen Drucker ein, können Sie Ihren Teilnehmern direkt vor Ort auch ein Badge drucken lassen, sobald sie das Formular ausgefüllt haben oder ein Ticket gekauft haben. So können Ihre Besucher noch am Veranstaltungstag ihre Teilnahme sichern.

Topics:

Marketing

Published on Feb 13, 2022

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