BlogReibungsloser Einlass von Großveranstaltungen trotz Netzausfall

Reibungsloser Einlass von Großveranstaltungen trotz Netzausfall

Kaum eine Großveranstaltung kennt es nicht: Wenn der erste Besucherandrang am Einlass bewältigt ist und die Menschenmengen sich geradezu häufen, laufen die Mobilfunknetze auf Hochtouren, was schlussendlich zu einem Netzausfall führen kann. Dies hat zur Folge, dass beim Einlassmanagement kein Ticket mehr validiert werden kann.

Gemeinsam mit den Veranstaltern von Hessens größtem Innenstadtfestival - dem Schlossgrabenfest in Darmstadt - hat unsere Admin App ein großes Update erhalten. Das Ziel war die Umsetzung einer absolut zuverlässigen Offline-Verfügbarkeit, welche auch bei Großveranstaltungen mit über 100.000 Besuchern und instabilem oder nicht verfügbarem Internet einen sicheren Einlass gewährleistet.

 

Wie funktioniert eine Ticketsynchronisation mit verfügbarem Mobilnetz?

Gängige Einlass-Systeme senden nach jedem Ticketscan die Daten an den Cloudserver. Dieser überprüft das Ticket auf Ihre Gültigkeit bzw. ob das Ticket bereits zu einem früheren Zeitpunkt genutzt wurde. Wenn der QR-Code auf dem Ticket von einer offiziellen Stelle ausgestellt und nicht bereits von einer dritten Person entwertet wurde, erhält der Ticketscanner die Antwort zurück, dass das Ticket gültig ist. Somit lässt das Einlasspersonal den Eventbesucher einchecken und legt ihm ein entsprechendes Bändchen an bzw. übergibt das personalisierte Badge zur erneuten Identifikation.

Da dieser Prozess eine stabile Internetverbindung erfordert, kann es bei Netzausfällen bzw. -teilausfällen zu Hindernissen kommen. Hierdurch gerät der Einlass ins Stocken, da jede weitere Ticketvalidierung auf das mobile Internet angewiesen ist. Bei einer konstanten DSL- bzw. WLAN-Verbindung kommt es seltener zu derartigen Ausfällen. Dies erfordert aber ein eingerichtetes Netzwerk auf dem Veranstaltungsgelände, das bei Outdoor-Veranstaltungen nur sehr kostenintensiv zu realisieren ist.

 

Wie funktioniert der Einlass mit Offline-Verfügbarkeit?

Um den oben genannten Problemen zu entgehen, werden mittels eines speziell entwickelten Smart-DeltaSync-Verfahrens, alle Event-Tickets vorab auf das lokale Gerät gespeichert. Je nach Belieben können hierbei gängige iOS und Android Smartphones oder Highspeed-Ticketscanner verwendet werden. Nach jedem Ticketscan speichert das jeweilige Gerät vorab alle Informationen und synchronisiert im Hintergrund alle veränderten Daten, sobald wieder Zugang zum mobilen Netz vorhanden ist.

Für eine schnelle und zuverlässige Synchronisation werden nur die lokalen Daten synchronisiert, die nach dem Download der Tickets verändert wurden. Dies bedeutet explizit, dass die Admin-App alle gescannten bzw. entwerteten Tickets an den Server übermittelt und umgekehrt vom Server alle neuen Daten empfängt. Somit wird zum einen das Datenvolumen geschont und zum anderen werden alle Geräte schnell auf den neuesten Stand gebracht. Im Umkehrfall läuft es weiterhin nach demselben Prinzip. Das Endgerät zieht sich alle neuen Informationen bei bestehender Internetverbindung und lässt alle anderen Tickets unberührt.

 

Was ist mit den Tickets, die an der Abendkasse ausgestellt werden?

Auch dieses Szenario haben wir bestens durchdacht. Wenn ein Ticket an der Abendkasse ausgestellt wird, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

  1. Das Ticket wurde an der Abendkasse ausgestellt, während die Ticketscanner Internet haben: Hier wird mit dem Smart-DeltaSync-Verfahren jedes Ticket direkt in die jeweiligen Endgeräte geladen. So kann jede Person mit einem Abendkasse-Ticket auch direkt den Einlass passieren.

  2. Das Ticket wurde an der Abendkasse ausgestellt, während die Ticketscanner offline sind: Für diesen Fall haben wir einen speziellen Verifizierungsschlüssel im QR-Code hinterlegt, der der Admin-App signalisiert, dass das Ticket von Connfair ausgestellt wurde und somit zum Check-In berechtigt ist.

 

 

Wir haben vom Veranstalter die Anforderung erhalten für eine der größten Veranstaltungen in Hessen eine absolut zuverlässige Offline-Verfügbarkeit zu entwickeln, die in jedem Fall - insbesondere auch bei einem Totalausfall des Internets - einen sicheren Einlass gewährleistet. Zusätzlich mussten wir den gestiegenen Missbrauchsmöglichkeiten im Offline-Fall vorbeugen und sogar einen Live-Ticketkauf mit Validierung über die Admin-App ermöglichen. Dafür haben wir unsere Ticketstruktur grundsätzlich überdenken müssen und einen komplett neuen und innovativen Technologieansatz, sowohl in unserer Einlass-App als auch unserem Kernsystem, implementiert.

 

  • Andreas, CTO, Connfair

 

 

Wir haben mit Connfair im Vorfeld der Veranstaltung sehr eng zusammengearbeitet, um unsere Anforderungen optimal abgedeckt zu bekommen. Am wichtigsten war für uns ein reibungslos funktionierender Einlass, der auch in der Lage ist, das hohe Personenaufkommen zu verarbeiten. Im Nachhinein betrachtet war die Entscheidung zur Zusammenarbeit mit Connfair fürs uns absolut richtig: Neben dem Ticketverkauf vorab, welcher über Connfair abgewickelt wurde, hat auch der Einlass über die Connfair Systeme einwandfrei funktioniert.

 

  • Thiemo Gutfried, Veranstalter, Schlossgrabenfest Darmstadt

 

 

Die Belastungsprobe mit 100.000 Besuchern auf dem Schlossgrabenfest war ein voller Erfolg. Es kam zu keinen technischen Schwierigkeiten und der Einlass war reibungslos und effizient. Durch unsere starke Kundenzentrierung konnten wir im Vorfeld mögliche Probleme identifizieren und bereits vorab eliminieren, sodass die Admin-App zur optimalen Einlass-Lösung weiterentwickelt wurde.

 

Topics:

Einlassmanagement

Published on Jul 1, 2022

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