So finden, gewinnen und halten Sie Event-Sponsoren

Ein Event zu planen kann sehr kostenaufwändig sein, daher ist ein zusätzliches Budget, eins der wichtigsten gewonnenen Faktoren für ein Event-Sponsoring.

Darüber hinaus zählt die Vereinbarung des Sponsorings, als eins der mächtigsten Marketingstrategien, die neben der Finanzierung, auch ein größeres Publikum erzeugen. Zusätzlich ist Sponsoring auch eine Möglichkeit, im Gegenzug von finanzieller Unterstützung, Ihre Marken-Bekanntschaft zu steigern. Für beide Seiten der Partnerschaft, ist es wichtig eine gute Marketingmaßnahme zu haben, welche eine Rolle in fast jeder Strategie spielt.

Im Endeffekt geht es darum, die richtigen Sponsoren zu finden, die zu dem Event Thema und Ziel verbunden sind und dieselben Werte teilen. Dadurch wird dem Publikum ein qualitives, echtes Erlebnis versprochen. In diesem Artikel bereiten wir Sie vor, den richtigen Sponsor zu finden und zu gewinnen.

Wie erstelle ich ein Sponsoring-Konzept?

Das Sponsoring-Konzept gilt als die tragende Säule für Ihre Förderungsanfrage. Ihr Konzept muss überzeugen, selbst sicher geliefert werden und verantwortungsvoll durchdacht erscheinen. Um eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu erzielen, müssen Sie exakt und positiv sein, sowie eine wertvolle Gegenleistung anzubieten. Sponsoren fördern Veranstaltungen, wenn Sie wohlbringend für deren Brand Image und Reichweite sind. Das Sponsoring-Konzept ist der Vorschlag, mit dem Sie Ihren potenziellen Sponsor ansprechen werden. In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie ein glaubhaftes Sponsoring-Paket erstellen.

• Definieren Sie, was für eine Art Sponsoring Sie brauchen, denn dafür gibt es mehrere:
  - Techniksponsoren, die für die Ausrüstungen sorgen.
  - Mediensponsoren, die sich als Partner beteiligen, Ihr Event zu propagieren.
  - Besitzer von Veranstaltungsorten, die Ihr Event aufnehmen würden.
  - Gewinnspiel-Sponsoren, die Preise für Ihre Teilnehmer anbieten möchten.
  - Finanzielle-Sponsoren, die Ihr Event finanziell unterstützen werden.

• Führen Sie die Vorteile für den Sponsor deutlich in Ihrem Angebotspaket auf:
  - Erläutern Sie die Verbindungspunkte zwischen Ihrer Teilnehmerzielgruppe und dem Sponsor und geben Sie Ihrem Sponsor die Möglichkeit, den Bekanntheitsgrad zu erhöhen.
  - Stellen Sie für Ihren Sponsor die Möglichkeit dar, eine Kundenverbindung mit erweitere Zielgruppen aufzubauen.
  - Wo werden Sie das Logo Ihres Sponsors einfügen?
  - Wie viele Einladungen gewähren Sie ihren Sponsor?
  - Bieten Sie Ihren Sponsor einen Stand an, sowie die Möglichkeit eine öffentliche Rede zu halten.

• Erläutern Sie, wofür Sie die Förderungsmitteln genau gebrauchen werden.

• Legen Sie die Sponsorenstufe oder Sponsorengrad fest!
  - Haben Sie weitere Sponsoren? Wer ist Hauptsponsor und wer ist Nebensponsor? Planen Sie dementsprechend Ihr Paketdeal.
  - Hauptsponsoren sind in der Regel diejenigen Sponsoren, welche im Rahmen Ihres Events den größten Anteil an Unterstützung leisten. Dieser erhält dann den größten Paketdeal. Die Mitwirkungsmöglichkeiten sind daher deutlich größer für Hauptsponsoren, als die von den Nebensponsoren.

• Führen Sie das Thema Ihres Events so ein, dass es die Sponsoren fasziniert. Wählen Sie ein aktuell prominentes Thema und leiten Sie Ihre Inspiration weiter.
  
  

Wie finde ich den perfekten Sponsor?

Erstellen Sie ein vollständiges Konzept für Ihr Event und setzen Sie klare Ziele. Das wird Ihnen bei der Auswahl weiterhelfen, welche Sponsoren spezifisch am relevantesten für Sie sind.

Suchen Sie nach Sponsoren, dessen Publikum Ihres am meisten entspricht. Beachten Sie dabei die gemeinsamen Interessen und die Demografischen Merkmale. Sie sollten wissen, wo die Firma basiert ist und wo Sie operiert. Sollte es eine Multi-national Firma sein, wäre es vom Vorteil, den Publikumsempfang in Ihrer Region zu überprüfen.

• Fangen Sie möglichst früh bei der Suche an, somit vermeiden Sie Änderungen in der letzten Minute, kommen gut organisiert an und ersparen sich den Stress, im letztem Moment noch einen Sponsor suchen zu müssen.

•  Durch Networking Websites für Sponsoren, können Sie anhand Ihrer Event-und-Geschäftsart den passenden Geschäftspartner zu finden. Egal ob künstlerische, gesellschaftliche oder sport-Events, durch digitale Tools können Sie eine ganz bestimmte Kategorie finden und kontaktieren.

• Alternativ können Sie auch eine Plattform für Eventanbieter beitreten, die nach Sponsoren suchen. Dort können Sie dann Ihre Sponsorenkriterien eingeben und mit Interessenten in Verbindung kommen.

• Suchen Sie Sponsoren auf, welche bereits mit Events im Rahmen Ihres Themas engagiert sind, da die Umfangsrelevanz ein großer Entscheidungsfaktor sein wird.

• Analysieren Sie die Markennamen, die am liebsten bei Ihrem Publikum benutzt werden. Dadurch stärken Sie die Verbundenheit mit Ihren Kunden und haben auch eine Basis für die Partnerschaft.

Sie haben einige Sponsoren im Auge? So gewinnen Sie sie!

Ein Angebot für eine Sponsorship zu machen muss genauso beeindruckend sein, wie eine Selbstvorstellung für einen Traumjob - es muss einfach herausstechen!

Das erreichen Sie durch ein transparentes, gut durchdachtes und durchplantes Angebot.

• Recherchieren Sie, warum Unternehmen Events sponsern und bieten Sie genau das an als “Return of Investment”! Erwähnen Sie unbedingt die Vorteile von einer Eventabdeckung auf Social Media und die Möglichkeit an Ihre Reichweite zu gelangen.

• Beim Kontaktieren von potenziellen Sponsoren halten Sie Ihre Emails und Telefonate knapp aber umfassend.

• Große Unternehmen haben in der Regel einen Zustrom von eingehenden Mails. Über Soziale Medien und LinkedIn könnte das Unternehmen Sie suchen, also ist es wichtig dort gepflegte Profile zu haben.

• Daten sind überzeugend für Firmen, also zeigen Sie Ihre vor! Nutzen Sie Ihre Event-Plattform, um konkret erhobene Daten wie die demografischen Merkmale der Teilnehmer, die Anzahl der organisch generierten Aufrufe und die Ticketverkäufe anzuzeigen.

• Stellen Sie Ihr Event vor: Was Sie für Ziele haben, wofür Sie stehen, was die Idee hinter Ihrem Thema ist usw.

• Sie können sich auch direkt an die Person, welche für das Budget verantwortlich ist, wenden, dort kriegen Sie vermutlich eher klare und schnelle Antworten.

Was sollte ich vermeiden?

Verhindern Sie mögliche Fehler, die während des Angebots-Gespräch auftreten können und erhöhen Sie dadurch Ihre Chancen auf eine Sponsorship!

• Vergessen Sie nicht bei der Besprechung, den Fokus auf den Sponsoren zu legen. Das heißt, der potenzielle Sponsor ist kein zukünftiger Teilnehmer Ihres Events. Kern des Gesprächs sollte es sein, welche Vorteile der Sponsor beim Sponsoring Ihres Events hat.

• Sprechen Sie vom Anfang nur Firmen an, die ein ausreichendes Budget für Sponsoring zur Verfügung haben.

• Vermeiden Sie Firmen, die keine Marketing-Abteilung haben. Ziehen Sie in Erwägung, Brand Manager von potenziellen Sponsoren zu kontaktieren; dort haben Sie eine höhere Chance die Firma mit Ihrer Reichweite und die mögliche Visibilität zu überzeugen.

Welche Punkte sollte ich beachten?

Egal ob bei der ersten Email oder dem ersten Gespräch, die folgenden Punkte sollten Sie mit einbeziehen:

• Erklären Sie was für ein Unternehmen Sie führen und erzählen Sie über Ihre Vertrauenswürdigkeit.

• Erläutern Sie, was für ein Event Sie planen und zeigen Sie Ihre Ziele.

• Geben Sie eine Analyse über die demografischen Daten Ihrer Teilnehmer und die Verbindlichkeit zwischen Ihren Teilnehmern und den Sponsoren.

• Zeigen Sie Ihre Sponsoring-Mittel, wie z.B. das Angebot, das Logo Ihres Sponsors auf den Eintrittskarten zu platzieren, ihnen einen Stand anzubieten, ihre Markenname auf Social Media zu erwähnen usw.

• Nennen Sie alle Vorteile, die der Sponsor durch die Förderung Ihres Events gewinnen wird, wie z.B. potenzielle Rekruten, eine größere Reichweite, eine unterstützende Anerkennung in den sozialen Medien, Imagegewinn für die Marke, usw.

• Beschreiben Sie, welche Auftritte, Influencer und Sprecher bei Ihrem Event hervortreten werden.

• Zeigen Sie konkrete Statistiken, wie z.B. Anzahl der Teilnehmer, Anzahl der Website Besucher, vorherige Reichweiteanalysen, Social Media Engagement, usw.

Um das maximale Outcome zu haben, folgen Sie jeden Schritt ins Detail und vernachlässigen Sie keinen Punkt, da jeder Schritt für den Prozess ein Anleitungspunkt ist.

Führen Sie eine ausführliche Recherche und natürlich Ihren Wert in dem Markt durch, bevor Sie eine Kontaktaufnahme eingehen. Wenn Sie davor auch alle Punkte im Betracht ziehen, sollte es zu einem positiven Resultat gelangen.

Connfair wünscht Ihnen viel Spaß dabei, den perfekten Sponsor zu finden!

Für weitere spannende Themen rund um das Thema Eventmarketing, folgen Sie uns gern auf unseren Newsletter, Blog und unseren sozialen Medien.