Wenn Sie ein Festival oder einen Event organisieren möchten, müssen Sie sich vorerst eine Idee und Thema einfallen lassen. Dieses sollte dann in Stimmung, Musikgenre, Deko und der ganzen Atmosphäre des Events abgebildet sein. Der Grundstein für die Organisation eines Festivals ist jedoch eine ausgewogene Kostenplanung.
Die Budgetplanung legt den gesamten Aufwand fest, mit dem und um den herum Sie Ihr Fest realisieren. Am besten ist es, wenn Sie innerhalb Ihres Teams eine Person mit der Budgetierung und Genehmigung der Ausgaben beauftragen.
In diesem Artikel führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Festivalbudgets und zeigen Ihnen, worauf Sie unbedingt den Fokus legen sollten.
Schritt 1: Eventstrategie entwickeln
Bevor Sie ein Budget für Ihr Festival festlegen, müssen Sie es zunächst hypothetisch gestalten. Dazu sollten Sie alle wichtigen Ideen zum Thema, zum Ort und zur Dauer des Festivals zusammenstellen.
Das macht es viel einfacher, einige Veranstaltungsorte auszuwählen, die Art der angebotenen Speisen und Getränke zu bestimmen, die Kapazität des Festivals festzulegen und die Anzahl der Aufführungen zu bestimmen. Sobald Sie alle Teile haben, aus denen sich die Idee Ihres Festivals zusammensetzt, können Sie die Veranstaltung in mehrere organisatorische Bereiche unterteilen.
→ Festival Ort
→ Künstler und Aufführungen
→ Mitarbeiter, Türsteher und Security
→ Stände für Verkäufer (Speisen und Getränke, usw.)
→ Beleuchtung und Technik
→ Ticketing und Softwaretechnik
→ Stühle und Ausstattung/Dekor
→ E-Branding und Marketing
→ Verkauf: Festival bezogene Ware
Am besten erfolgt das Ganze über Excel. Auf Microsoft Excel oder Google Sheets finden Sie mehrere Vorlagen für unterschiedliche Einlässe und Funktionen. Suchen Sie die Vorlage mit dem Veranstaltungsplaner aus und fangen Sie an Ihre Festivaldetails dort einzugeben und Kategorien zu ergänzen.
Schritt 2: Kostenverteilung
Nachdem Sie nun alle Elemente, die für die Durchführung Ihres Festivals erforderlich sind, verteilt haben, können Sie die Kosten für jedes einzelne Element abschätzen, wie z.B. :
→ Künstlerkosten
→ Standortkosten (mögliche Installationskosten von Bühne und Sanitäranlagen falls nicht vorhanden)
→ Produktionskosten (bedenken Sie Kosten von Sicherheitsmaßnahmen, Genehmigungen und kostenpflichtigen Gebühren)
→ Miete von Ausrüstung (Lautsprechern, Beleuchtung, usw.)
→ Marketing und Werbung (Ads, Flyer, Poster, etc.)
→ Reinigungskräfte
Schritt 3: ROI ( Return of Investment )
Ermitteln Sie die konkrete Summe des Kapitals, das Sie für die Organisation des Festivals ausgeben werden. Als Nächstes legen Sie eventuelle zusätzliche Einnahmen von Sponsoren fest. Wählen Sie auf der Grundlage dieses Kapitals die Dienstleistungen, die Ausrüstung und die Künstler aus, die am besten zu Ihrem Budget passen. Als nächstes legen Sie Ihre Einnahmen fest. Wie werden Sie Umsätze generieren?
→ Ticketverkauf.
→ Sponsoren.
→ Händler, Verkäufer und Gastronomen, die Stände mieten.
→ Handelswaren.
All dies sind Einnahmeelemente, für die Sie in Vorkasse treten! Denken Sie an das Design der Eintrittskarten, die Softwarelösung für den Ticketverkauf, die Produktion von Merchandise-Artikeln und das Marketing für das Festival (einschließlich Branding für Ihre Sponsoren). Tragen Sie diese dementsprechend in Ihrer Excel Vorlage ein.
Schritt 4: Daten von vorherigen Veranstaltungen und Zusammenfassung
Wenn Sie schon einmal eine Veranstaltung oder ein Festival organisiert haben, können Sie die entsprechenden Daten abrufen und sehen, wie Sie Ihr Budget damals ausgegeben haben.
Auf diese Weise können Sie grob abschätzen, wie viel die verschiedenen Elemente kosten werden, und feststellen, wo das meiste Geld ausgeben wird.
Tragen Sie dann die Werte ein, die Sie schätzen und updaten Sie Ihr Excel Sheet, wenn genaue Kosten feststehen. Wenn Sie sich für einen bestimmten Serviceanbieter, Ort oder Künstler entscheiden, tragen Sie deren Kosten in Ihrer Tabelle ein. Nach dem Festival, können Sie die Seite "Zusammenfassung" aufrufen, und die Kosten/Einnahmen zwischen Ihrer Schätzung und die aktuellen Werten vergleichen.
Warum Festivals so kostenaufwändig sein können:
Ein Festival ist eine große interaktive Veranstaltung, die meist Shows und viele Einrichtungen erfordert, wie z. B. bei Musikfestivals und Kultur- und Tanzfestivals. Daher gibt es viele organisatorische Aspekte von Festivals, die sie so kostenintensiv machen, wie:
→ Abfall- und Entsorgungskosten. Ein Festival beherbergt viele Menschen und noch mehr Verbrauchsmaterial, was ein Reinigungsteam erfordert und die Entsorgungskosten in die Höhe treibt.
→ Raum. Festivals sind oft Großveranstaltungen und die Veranstaltungsorte müssen entsprechend groß sein, vor allem Open-Air-Festivals.
→ Künstler, insbesondere solche aus dem Ausland, da dafür zusätzliche Gebühren anfallen.
→ Genehmigungen und Lizenzen.
→ Steuern! Der Staat wird sicherlich nicht auf seinen Anteil verzichten.
Nachdem wir für Sie die Grundlagen der Festivalbudgetierung dargestellt haben, verfügen Sie nun über alle notwendigen Informationen, die Sie mit Ihrem Konzept vergleichen können.
Überlegen Sie sich, welche Kategorien und Elemente Sie in Ihr Festival einbeziehen wollen, tragen Sie diese ein und schätzen Sie deren Kosten wie erklärt in Ihrer Exceltabelle. Auf diese Weise haben Sie einen Überblick über alle organisatorischen Bereiche Ihrer Veranstaltung und können Leistungen entsprechend Ihrem Budget auswählen, ohne ein Defizit zu riskieren.
Connfair wünscht Ihnen viel Spaß bei der Umsetzung Ihres Kostenplans! 😊