BlogWie Sie Künstler für Ihr Event buchen - Tipps & Kosten

Wie Sie Künstler für Ihr Event buchen - Tipps & Kosten

Wenn Sie für Ihre Veranstaltung eine Band oder Musiker buchen möchten, gibt es einiges, was Sie beachten sollten. Es gibt mehrere Wege, die Sie beim Booking von Künstlern gehen können. Dabei können u.a. zusätzliche Kosten für Sie entstehen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie beim Booking von Bands und Musikern vorgehen, mit welchen Preisen Sie rechnen müssen und welche Zusatzkosten zustande kommen können.

  

Wie buche ich einen Musiker?  

 

Entweder Sie suchen den Weg über ein datengestütztes Booking-Portal - wie bspw. Gigmit - oder Sie suchen den direkten Weg zu Künstlern bzw. deren Bookingagenturen. Wenn Sie den Weg über Booking-Portale gehen, finden Sie alle Bands bzw. Musiker aufgelistet und können so nach Genre filtern und so bereits eine gute Vorauswahl treffen. 

Wenn Sie den Weg über ein Portal wählen, fallen für Sie keine Zusatzkosten an. Sie entrichten eine einmalige Künstlergage bzw. Artist Fee, wie man sie im Fachjargon nennt. Für etwaige Unterkunfts- und Reisekosten müssen Sie noch aufkommen. Das war’s von der Kostenseite.  

Suchen Sie eine Bookingagentur auf, kommen weitere Kosten wie bspw. die Booking Fee hinzu. Dafür haben Sie aber einen Zugang zu professionellen Künstlern und einer professionellen Betreuung. Die Entscheidung liegt also ganz bei Ihnen. Wenn Sie mit den Mehrkosten einverstanden sind, können Sie auch eine Agentur angehen. 

 

Was kostet es eine Band zu buchen? 

 

Je nach Bekanntheitsgrad unterscheiden sich die Preise für eine Band. Wenn Sie mit einer professionellen Band gut aufgestellt sind, können Sie mit Kosten >1.000€ rechnen. Wollen Sie eine national bekannte Band buchen, vereinbaren Sie neben einer Garantiegage auch meistens eine Einnahmenbeteiligung (Versus-Deal). Das bedeutet, dass die Künstler z.B. 60% der Ticketeinnahmen erhalten, aber garantiert 10.000€. D.h., wenn Ihre Ticketeinnahmen 16.666,67€ übersteigen, greift der Versus-Deal. Wenn Sie darunterbleiben, wird die Garantiegage von 10.000€ fällig. 

Nehmen Sie in diesem Fall 30.000€ an Ticketeinnahmen ein, müssen Sie der Band 18.000€ (60%) als Gage entrichten.  

 

Hinzu kommen dann Booking Fee, Übernachtungs- und Reisekosten. Wie hoch die Booking Fee ausfallen darf, erfahren Sie im weiteren Abschnitt dieses Beitrags. Wenn Sie eine Band bzw. einen Musiker aus dem Ausland buchen, müssen Sie noch eine Ausländersteuer an das Finanzamt entrichten. Diese beträgt 15% von der vereinbarten Artist Fee. 

 

Was bedeutet Artist Fee? 

 

Die Artist Fee ist der Anteil, den die Band oder der Künstler erhält, wenn Sie eine Band/Künstler für Ihr Event buchen. Das kann ein Fixum von 5.000€ sein. Da zusätzlich zur Artist Fee noch weitere Gebühren hinzukommen, wird der Begriff hierfür Artist Fee genannt. Also die Gebühr, die für den Artist (Künstler/Band/DJ) tatsächlich übrigbleibt 

Auch ein Versus-Deal oder ein Door-Deal kann mit den Booking-Managern vereinbart werden. Diese beteiligen die Band bzw. den Musiker prozentual an den Ticketeinnahmen. Wird ein solcher Deal abgeschlossen, geht dies meist mit einer Garantiegage einher, die Sie vor dem Event entrichten müssen. Somit sind Sie aber meistens dazu verpflichtet, den Agenturen im wöchentlichen oder monatlichen Rapport die aktuell verkauften Ticketzahlen mitzuteilen. 

 

Was ist die Booking Fee und wie hoch darf sie sein?

 

Da die meisten Künstler/Bands/DJs mit Booking-Agenturen arbeiten, die neben den Vertragsbedingungen, auch für die Anreise, Abreise und Unterkunft sorgt, wird eine Booking Fee fällig. Durchschnittlich und handelsüblich sind Fees zwischen 10-20%, wobei 15% ein fairer Mittelwert ist. Die Gebühr wird aus der Artist Fee berechnet. Das heißt für Sie, wenn Sie eine Band bzw. einen Künstler buchen, dessen Artist Fee bspw. 1.000€ beträgt, kommen nochmal 150€ obendrauf, wenn Sie eine Booking Fee von 15% entrichten müssen. 

Da die Booking Agenten einen Haufen administrative Arbeit für die Künstler abnehmen, ist dieser Preis definitiv gerechtfertigt. Beachten Sie nur, dass Sie nicht mehr als 20% bezahlen und die Booking Fee nur prozentual zur Artist Fee berechnet wird. Hotel und Fahrtkosten zählen hier nicht dazu.

 

Wie berechnen sich Übernachtungs- und Fahrtkosten? 

 

Je nachdem, von wo ihr Künstler bzw. Ihre Band anreist, fallen Fahrtkosten an. Reist der Musiker bzw. die Musikerin aus dem Ausland an, sind Sie verpflichtet die Flugreisekosten zu übernehmen. Hierzu stimmen Sie sich mit der Bookingagentur ab und suchen passende Flüge raus und schicken der Agentur Vorschläge. Die Bandmitglieder:innen suchen sich dann einen der Flüge raus.  

In Bookingverträgen ist meistens bereits vorgeschrieben, in welche Hotelklasse sie eingebucht werden wollen. Dementsprechend müssen sie für eine 3-, 4- oder 5-Sterne Unterkunft sorgen, in denen die Musiker:innen unterkommen vor und nach der Veranstaltung. Falls es in Ihrer Umgebung keine 4- oder 5-Sterne Unterkunft gibt, haben Sie manchmal noch einen Verhandlungsspielraum und können den Passus im Vertrag anpassen lassen. Andernfalls sind Sie dazu verpflichtet für die nötige Unterkunft zu sorgen.  

Alternativ hierzu können Sie mit der Agentur einen Buyout pro Person vereinbaren. Dies bedeutet, dass Sie den Künstler:innen einen einmaligen Betrag überweisen und Sie für die Unterkunft nicht mehr zuständig sind. Das erspart Ihnen ein wenig Arbeit und manchmal sorgt es sogar dafür, dass Sie sich ein wenig Geld einsparen können. 

Verpflegungskosten 

 

Wenn Sie auf der Veranstaltung bereits ein Catering im Backstage Bereich haben, können Sie das der Bookingagentur mitteilen. Falls dies auf Ihrem Event nicht vorgesehen ist, sind Sie wiederum dazu verpflichtet den Künstler:innen eine Mahlzeit zu garantieren. Hier gibt es aber auch die Möglichkeit einen Buyout zu vereinbaren.

 

Fazit

 

Buchen Sie einen Musiker über ein Bookingportal wie Gigmit, haben Sie eine Riesenauswahl an Bands und Musikern, die Ihnen außerdem keine Zusatzkosten verursachen. Zugleich können Sie nach bestimmten Kriterien filtern, was Ihnen die Suche enorm vereinfacht. Wenn Sie lieber den Weg über eine Bookingagentur wählen, fallen für Sie weitere Kosten an. Jedoch bekommen Sie hier einen direkten Ansprechpartner, der sich um alle Belange zwischen Ihnen und den Artists kümmert. Die Entscheidung liegt letztendlich bei Ihnen.

Topics:

Marketing

Published on May 5, 2022

Written by Connfair

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