Ein großer Besucheransturm, lange Warteschlangen, ungeduldige Eventbesucher, unklare Prozesse und fehlende Live-Auswertungen sind Ihnen bekannte Herausforderungen? Hier listen wir einige Tipps und Tricks auf, um Sie für einen reibungslosen Einlass zu rüsten.
Der Besuchereinlass größerer Events ist für viele Veranstalter ein großer Stressfaktor. Hinzu kommen Sicherheitsrichtlinien und der Wunsch nach einer klaren Gästekoordination und -kommunikation. Es kommen viele Komponenten zusammen, die genau aufeinander abgestimmt werden müssen, um sicherzustellen, dass der Einlassprozess reibungslos verläuft und die Gäste ein rundum positives Eventerlebnis haben.
Connfair bietet mit moderner Eventtechnologie sowie durch Erfahrung angeeigneter Expertise individuelle Beratung und Unterstützung für Ihr Einlassmanagement – vor, während und nach der Veranstaltung. Was Sie grundsätzlich beachten sollten, erklären wir Ihnen im Folgenden:
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Frühzeitige Planung und Vorbereitung
Je größer Ihre Veranstaltung ist, desto mehr Vorlaufzeit benötigen Sie, um alle Aspekte zusammenzutragen. In Ihrer Planung sollten klare Ziele gesetzt und ein detaillierter Zeitplan erstellt werden. Doch die Vorbereitung ist nicht nur essenziell für den Veranstalter: Auch die Besucher wollen und sollten vorab gut informiert sein. Je genauer die Teilnehmer über den Ablauf der Veranstaltung informiert sind, desto besser und gezielter werden sie sich im Einlassprozess verhalten. Hierfür ist es bei der Onlineregistrierung oder beim Online-Ticketing wichtig, transparent mit den Teilnehmern zu kommunizieren.
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Moderne & zuverlässige Technologie nutzen
Vieles können Sie bereits in der Wahl Ihrer Dienstleister abdecken. Für Ihre Veranstaltungen sollten Sie daher moderne und umfassende Software nutzen, um Ihre Tickets zu verkaufen und das Teilnehmermanagement abzuwickeln. Neben dem Onlineverkauf sollte vorab geklärt werden ob es eine Tageskasse vor Ort gibt und wie diese abgewickelt wird, beispielsweise durch den Vordruck von Tickets. Außerdem könnte bei Großveranstaltungen das Netz ausfallen, weswegen eine Offline-Verfügbarkeit in der Einlasssoftware eingeplant werden sollte.
Nachdem nun der Teilnehmer sein Ticket erworben hat, ist eine transparente Kommunikation zum Einlass und die damit einhergehende Integration bzw. Anbindung an das Einlassmanagement-System erforderlich. Für einen schnellen Einlass vor Ort sollten Sie hochwertige Hardware nutzen. Der Einlass durch abscannen eines Codes ist lange nicht mehr ungewöhnlich, die Teilnehmer kennen den Prozess und für Sie als Veranstalter können somit hilfreiche Informationen während des Einlasses für spätere Auswertungen gesammelt werden.
Gerade bei hohen Besucherzahlen empfehlen wir Veranstaltern, Laserscanner für die Erfassung der Teilnehmer zu nutzen. Diese sind schneller als gewöhnliche Smartphones und wurden speziell für diese Umstände entwickelt, was auch deren Akkulaufzeit für Veranstaltungen ideal macht. Somit erhalten Sie schnelle Scans und vermeiden mögliche Fehlerquellen und Verzögerungen beim Einlass.
Handelt es sich bei Ihrer Veranstaltung um Konferenzen oder Ähnliches und ist Ihnen die Vernetzung der Teilnehmer wichtig, sowie das Vorhandensein von Namensschildern, bietet es sich an, eine Badge-Printer-Lösungen in Betracht zu ziehen. Auf den von Ihnen gestalteten Badges kann nicht nur der Name des Teilnehmers gedruckt werden, sondern auch zusätzliche QR-Codes, beispielsweise für digitale Visitenkarten oder LinkedIn-Verknüpfungen. Auch können zusätzliche Kommentare oder Icons, je nach Ticketkategorie, mitgedruckt werden. So haben Sie bei Veranstaltungen, auf der sich beispielsweise sowohl Aussteller als auch Besucher befinden, einen schnellen Überblick darüber, in welche Kategorie die Teilnehmer fallen.
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Schulungen des Einlasspersonals
Unabhängig davon, wie gut die Produkte oder Technologien sind, die Sie für Ihren Einlass nutzen, hat das Personal einen sehr großen Einfluss auf den Erfolg des Einlassprozesses. Als Veranstalter müssen Ihre Anforderungen und die Möglichkeiten der Einlasstechnologien gut mit dem Einlasspersonal abgestimmt sein. Idealerweise haben Sie auch Vor-Ort Unterstützung des Anbieters mit dabei welcher sich aus technischer Sicht um den reibungslosen Ablauf des Einlasses kümmert.
Für die Schulung des Personals sollte ein Training eingeplant werden, bei dem verschiedene Problemfälle durchgespielt werden, die beim Einlass auftreten könnten. Ein Beispiel: Ein Teilnehmer hat das Ticket über eine andere Person gekauft, und nun ist dieser QR-Code ungültig, weil er bereits genutzt wurde. Hier muss das Personal die Ruhe bewahren und transparent den Fehlerfall kommunizieren damit eine Lösung gefunden werden kann. Je nach Veranstaltungsgröße sollte auch ein eigener Troubleshootingdesk eingeplant werden bei dem Sonder - und Problemfälle durch extra geschultes Personal separat behandelt werden können.
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Warteschlangenmanagement
Ein weiterer Tipp am Beispiel vom Schlossgrabenfest Darmstadt
Das Festivalgelände ist ist mitten in der Darmstädter Innenstadt. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit über 5 verschiedene Eingänge auf das Gelände gelassen zu warten. Somit gibt es über das Gelände verteilt verschiedene Eingänge und unterschiedliche Auslastungen der Einlassströme. Während der Planung kann der Haupteingang durch vorherige Erfahrungen und Kommunikationen mit den Teilnehmern festgelegt werden. Dennoch kann sich die Einschätzung, welcher Eingang am häufigsten genutzt wird, auch schnell ändern. Daher ist die Live-Erhebung von Daten und Statistiken ein wichtiger Bestandteil eines effektiven und reibungslosen Einlasses bei Großveranstaltungen.
Sie sollten ein System nutzen, das bei jedem Scan des Tickets Informationen sammelt, die Ihnen beim Koordinieren der Einlässe unterstützen und in Echtzeit übertragen, welche Personen bereits erschienen sind.
Um Ihr Einlassmanagement kontinuierlich zu verbessern und aus potenziellen Fehlern zu lernen, bietet es sich an, sämtliche erfassten Daten zu nutzen. Mit Hilfe eines professionellen Einlassmanagementsystems stehen Ihnen eine Fülle von Informationen zur Verfügung, darunter die tatsächliche Anzahl der anwesenden Teilnehmer, die Anzahl der angemeldeten Gäste, die nicht erschienen sind, die Spitzenzeiten beim Einlass sowie Details darüber, wie lange die Teilnehmer auf der Veranstaltung verweilt haben und welche Aspekte der Veranstaltung sie besonders interessiert haben, und vieles mehr.
Eine umfassende Analyse dieser Daten im Anschluss an die Veranstaltung kann äußerst nützlich sein, um die Vorbereitungen für das nächste Event zu optimieren. Sie können auch Feedback von Ihren Gästen und Teilnehmern einholen.
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Gästekommunikation
Das genutzte System sollte Ihnen eine regelmäßige Teilnehmerkommunikation bieten. Denn so können Sie nicht nur vor der Veranstaltung Ihre Teilnehmer erreichen, sondern auch im Nachgang Feedback sammeln und Verbesserungen vornehmen.
Bei kurzfristigen Änderungen kann eine effektive Kommunikation mit den Gästen dazu beitragen, dass potentielle Probleme gar nicht erst auftreten oder reduziert werden.
Einlass mit Connfair: Flexibel und anpassbar
Das Connfair-System ist nicht nur während der Veranstaltung flexibel, sondern passt sich bereits bei der ersten Planung Ihren Anforderungen und Wünschen an. Wir beraten Sie mit unseren Erfahrungen und bieten Ihnen Lösungen an, die für Ihre Veranstaltung geeignet sind.
Indem Sie diese und viele weitere Tipps berücksichtigen und in die Praxis umsetzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung für Gäste und Organisatoren gleichermaßen ein stressfreies Erlebnis werden. Wir freuen uns darauf, Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen zu können!