BlogCheckliste: So gelingt die Tagung

Checkliste: So gelingt die Tagung

Sie organisieren zum ersten Mal eine Tagung/ein Symposium/einen Kongress und verzweifeln? Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick und die Ruhe. Viel Spaß!

Bild von SNCR Group auf Pixabay.

1. Die Planungen beginnen

☐ Brainstorming: Was ist das Thema der Tagung, wann findet sie statt, wie lange dauert sie, wer kümmert sich um welche Aufgaben?
Tipp: Kommunikationstools wie Slack und Teams helfen bei der Abstimmung

☐ Zeit- und Kostenplan erstellen

☐ Referenten*innen und Location anfragen

☐ Sponsoren suchen
Tipp: in E‑Mail-Anfragen Präsentation des Konzepts mitschicken

☐ Logo & Flyer in Auftrag geben

2. Teilnehmer*innen einladen

☐ Ticketing-Seite mit Infos zur Tagung erstellen, bei Connfair zum Beispiel auf der Seite app.connfair.com
Tipp: Bei Connfair können sich Teilnehmer*innen für einzelne Workshops registrieren

☐ Marketing: Den Link zur Ticketing-Seite per Mail verschicken, Facebook-Event erstellen, in entsprechenden Magazinen und Newslettern auf Tagung aufmerksam machen, Webseite & Social-Media-Kanäle mit passenden Inhalten bespielen

☐ Übernachtung & Anfahrt für Referent*innen organisieren

☐ Räume: Wie viele, welche Größe, welche Ausstattung? Platz für Garderobe und Akkreditierung einplanen

☐ Verpflegung: Catering o. Ä. organisieren

☐ Tagungsunterlagen/letzte Infos zusammenstellen und verschicken
Tipp: ist bei Connfair z.B. als Serienmail über das Admin-Tool möglich

☐ Team-Shirts anfertigen lassen

☐ Begrüßungsrede vorbereiten

3. Der große Tag

☐ Ansprechpartner*in für Notfälle bestimmen (z.B. Stromausfall)

☐ Einlass organisieren, z.B. Scan-App auf dem Smartphone installieren, bei Bedarf mobiles Drehkreuz aufbauen

☐ evtl. Security-Check

☐ Badges verteilen
Tipp: Connfair-Tickets können ausgedruckt auch als Badge verwendet werden

☐ für ständigen Kaffeenachschub sorgen

☐ Social Media bespielen: Twitter, Instagram, Facebook, XING, LinkedIn…

☐ Geschenke an Referent*innen überreichen

☐ erfolgreiche Tagung zelebrieren, zusammen Spaß haben

4. Der Kater danach

☐ Feedback auswerten

☐ Nachbericht schreiben, evtl. Pressemitteilung und Newsletter verschicken

☐ Abrechnungen verschicken

☐ bei freiwilligen Helfer*innen bedanken

Topics:

News, Allgemein

Published on Aug 30, 2019

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