Blog10 hilfreiche Tipps für die Organisation Ihrer Konferenz

10 hilfreiche Tipps für die Organisation Ihrer Konferenz

Sie möchten eine Konferenz organisieren, aber möchten dafür zuerst einen strukturierten Plan erstellen? Wir haben eine ausführliche Anleitung für Sie erstellt! Die Organisation und Durchführung von Konferenzen kann eine große Herausforderung darstellen, aufgrund der Ansprüche der Professionalität einer Konferenz.

Auch wenn es sich um eine schwierige Aufgabe handelt, müssen Sie nur sicherstellen, dass Sie Monate im Voraus mit der Planung beginnen und eine Reihe von organisatorischen Schritten befolgen. In dieser Anleitung erfahren Sie, worauf es bei der Planung einer Konferenz ankommt und was Sie alles beachten müssen.

Schritt 1: Thema und Themenbereich festlegen

 

Konferenzen bieten fortschrittliche Diskussionen und zielen darauf ab, einen Beitrag zu Themen und Forschungen zu leisten und sogar neue Erkenntnisse zu bestimmten Themen zu gewinnen.

Deshalb, bevor Sie mit dem Organisieren anfangen, müssen Sie das Fundament für Ihre Konferenz legen: Nämlich warum sie stattfindet - das Thema der Diskussion.

Von akademischen Themen bis hin zu sozialen, unternehmerischen und anderen - finden Sie Ihr Themenbereich und wählen Sie einen einfachen, verständlichen Titel für Ihre Konferenz. Dies wird dazu beitragen, das richtige Publikum anzuziehen und die eingeladenen Personen für sich zu überzeugen.

Schritt 2: Planen Sie Ihr Budget und Preismodell

 

excel original ausgaben

 

Bevor Sie mit der Planung der restlichen Eckpunkte der Veranstaltung beginnen, ist es wichtig, die Einnahmen und Ausgaben genau zu bestimmen.

Wenn Sie Ihr Budget von Anfang an festlegen, können Sie die Wahl des Veranstaltungsortes, des Marketings und des Caterings besser eingrenzen und die Honorare der Redner und den Verhandlungsspielraum besser einschätzen.

Wichtige finanzielle Elemente, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten:

  • Sponsoren: Eine zusätzliche Erweiterung Ihres ursprünglichen Budgets ist nie eine schlechte Idee. Sponsoring dient nicht nur der Aufbesserung des Budgets, sondern ist auch eine großartige Form der Partnerschaft, um das Marketing zu unterstützen, das Markenimage aufzubauen und einen guten Ruf zu verbreiten.

  • Bestimmen Sie die ungefähre Anzahl der erwarteten Teilnehmer oder die Größe der Konferenz. Auf diese Weise können Sie die Kosten für das Catering, die Größe des Raums/Saals, die Sitzplätze und vieles mehr abschätzen.

  • Wenn Sie einen Veranstaltungsort anmieten, sollten Sie Rabatte und Angebote aushandeln, z. B. Vergünstigungen für das Organisationsteam und Zusatzangebote.

  • Bedenken Sie mögliche versteckte und indirekte Kosten, wie Steuern, WLAN, spezielle technische Ausrüstung für Ton, Heizung oder Klimaanlage, Parkplätze usw.

  • Wenn Sie Teilnahmegebühren oder Eintrittskarten für Ihre Konferenz erheben, ist es am besten, die Anmeldegebühr im Voraus zu kalkulieren und ein realistisches Verhältnis von Ausgaben <-> Einnahmen zu bilden.

Schritt 3: Ein Team zusammenstellen

 

Team Meeting und Brainstorming

 

Um zu vermeiden, dass Sie mit den verschiedenen Aufgaben der einzelnen Planungsabschnitte überfordert sind, raten wir Ihnen, ein Team von enthusiastischen Leuten zusammenzustellen, die dabei helfen, die Details im Auge zu behalten und eine erfolgreiche Exkursion durchzuführen.

Beginnen Sie mit der Zusammenstellung des Teams und weisen Sie jeder Person einen organisatorischen Bereich zu, für den sie verantwortlich sein soll. Dazu gehören:

→ Der Veranstaltungsort und seine Verfügbarkeit

→ Verwaltung und Budget

→ Aktivitäten und Programm

→ der Aufbau und die technische Ausstattung

Wenn Sie zusätzliche freiwillige Helferinnen und Helfer gewinnen können, zögern Sie nicht, sie anzusprechen. Achten Sie darauf, die Kommunikation im Team zu betreuen und eine reibungslose Kommunikation und Koordination zu gewährleisten.

Schritt 4: Die Registrierung - Lassen Sie sich von modernen techn. Lösungen helfen!

 

Screenshot von Ticketinformationen - Connfair AdminTool

 

Sparen Sie langfristig Zeit, Energie und Geld mit modernen Ticketing Lösungen und Registrierungsmasken. Dadurch erhalten Ihre Teilnehmer den von ihnen erwarteten reibungslosen Registrierungsprozess, Sie sparen enorm viel Zeit bei der Informationsverarbeitung und verbessern die Kommunikation mit den Teilnehmern um ein Vielfaches.

All diese Elemente tragen wesentlich zum professionellen Image Ihrer Institution bei und geben Ihrem Team die Zeit und den zeitlichen Freiraum, sich auf die eigentlichen organisatorischen Aufgaben zu konzentrieren, während die Anmeldung, Sonderwünsche und die Kommunikation mit den Teilnehmern automatisiert und schnell erfolgen.

Mit einem direkt erreichbarem Support, individuell angepassten E-Mails, Teilnehmerkommunikation und die Registrierungsmaske bietet Connfair auch für Konferenzen vielfältige Lösungen mit Möglichkeit auf eine modulare Systemstruktur. Lassen Sie sich von Ihrem organisatorischen Druck entlasten und informieren Sie sich über unser Visitor Hub und Ticketing Lösungen.

Was Technische Konferenzlösungen Ihnen versprechen können:

  • Reibungslose Registrierung mit Anmeldeportal

  • Teilnehmerkommunikation

  • Teilnehmermanagement

  • Individuell angepasste E-Mails

  • Saalplanbuchung

Schritt 5: Veranstaltungsort, Soundanlagen und technische Ausrüstung

 

Technische Ausführung beim Event

 

Je nachdem, wie groß Ihre Konferenz sein wird und welches Thema sie hat, ist es von entscheidender Bedeutung, den am besten geeigneten Veranstaltungsort zu wählen. Am wichtigsten ist es, dass der Ort der Atmosphäre entspricht, die Sie schaffen wollen.

Ein Universitätscampus bzw. Hörsaal zum Beispiel eignet sich am besten für akademische Diskussionen und Themen. Es ist auch ein Veranstaltungsort, der Ihr Budget schont, ein guter Ort für Werbeflyer ist und möglicherweise viele gebildete Jugendliche anzieht.

Hotels sind auch ein idealer Ort, um Konferenzen abzuhalten. Es ist ein Ort, der Professionalität verspricht und bereits mit allen notwendigen Einrichtungen und einem eigenen Catering-Service ausgestattet ist! Ein weiterer Pluspunkt für Hotels als Veranstaltungsort ist die Tatsache, dass sie auch (hauptsächlich) Übernachtungsmöglichkeiten bieten und oft über einen großen Parkplatz verfügen.

Alternativ bieten Konferenz- und Kongresszentren ebenfalls eine geeignete Atmosphäre für diese Art von Veranstaltungen und sind in der Regel mit Sitzplätzen, mehreren Räumen, Kaffeeecken und anderen wichtigen Einrichtungen ausgestattet.

Je nach dem Ort, Verfügbarkeit von technischen Geräten und Räumlichkeit, planen Sie dementsprechend welche technischen bereits vor Ort sind, welche Sie mieten müssen und wofür überhaupt Platz ist. Dazu gehören Lautsprecher, Mikrofone, Beleuchtung, Bildschirme und Projektoren usw.

Kommen Besucher aus unterschiedlichen Ländern zu Ihrer Konferenz? Dann könnte es sein, dass Sie eine Dolmetscheranlage gebrauchen. Recherchieren Sie über Dolmetscher und Audioübertragungssets.

Schritt 6: Catering, Übernachtung und Transport

 

Auswahl im AdminTool bei den Ticketkategorien

 

Am besten wäre es natürlich, wenn Sie alle Einrichtungen an einem Ort haben, daher machen Sie eine Recherche und versuchen Sie ein Veranstaltungspaket zu vereinbaren, bspw. mit Location, Versorgung, Übernachtung und Parken.

Wenn Sie selbst für das Catering sorgen müssen, raten wir Ihnen sich zuerst mit lokalen Caterern in Kontakt zu setzen. Auf diese Weise unterstützen Sie lokale Unternehmen und sorgen für mehr Nachhaltigkeit, indem Sie mit einem nahe gelegenen Catering-Service Transportzeit sparen.

Achten Sie bei der Teilnehmeranmeldung darauf, dass Sie besondere Essenswünsche berücksichtigen und ein Menü mit veganen, vegetarischen, koscheren, halal oder glutenfreien Optionen anbieten. Um Komplikationen zu vermeiden ist eine vorausschauende Planung von Vorteil. Dafür bitten Sie die Teilnehmer, ihre besonderen Anforderungen, wie z. B. spezifische Allergien gegen bestimmte Lebensmittel, bereits in der Anmeldephase anzugeben.

Überlegen Sie schließlich, ob Ihr Veranstaltungsort in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln und Unterkunftsoptionen liegt, ob er über genügend Parkplätze verfügt und ob er barrierefrei ist.

Schritt 7: Einen Medienhype/ Marketing-Strategie aufbauen

 

Marketing Strategie aufbauen

 

Erwecken Sie die Aufmerksamkeit potenzieller Interessenten und maximieren Sie die Reichweite Ihrer Veranstaltung, indem Sie eine Marketingstrategie für Ihre Konferenz entwickeln. 

Hier finden Sie eine Liste aller Maßnahmen, die Sie anwenden können, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen und für sie zu werben:

  • PR-Erklärungen, Mitteilungen und Nachrichten.

  • Online-Marketing: Social-Media-Posts über Ihre bevorstehende Konferenz auf allen Plattformen. Markieren Sie alle beteiligten Parteien, Institutionen und Redner in verschiedenen Beiträgen, um Spannung zu generieren.

  • Starten Sie E-Mail-Kampagnen, um die Bekanntgabe der Konferenz zu fördern.

  • Alle relevanten Inhalte wie Interviews, Fotos von vergangenen Konferenzen und Fotos von Rednern erhöhen die Sichtbarkeit und die Reichweite Ihrer Veranstaltung.

Tipp: Wenn das Thema Ihrer Konferenz in Ihrer Umgebung, in der Gesellschaft oder sogar im akademischen Bereich von Bedeutung ist, sollten Sie überlegen, ob Sie die richtige Presse einladen, um darüber zu berichten und mehr Publizität zu erlangen!

Schritt 8: Das gesamte Programm mit Auftritten und Zeiten

 

 

Excel Tabelle

 

Die Auswahl von Sprechern beweist sich eventuell als die wichtigste Entscheidung für die Konferenz überhaupt. Das ist auch so, da es die Qualität, Empfang und Fruchtbarkeit der Konferenz bestimmt.

Schätzen Sie ein, wer Ihre Hauptsprecher sind und wie viel Zeit jede Person bekommt, vor allem auch im Vergleich zum Rest der Sprecher und Konferenzende.

Bedenken Sie zusätzlich folgendes:

  • Wie viele Pausen werden eingeteilt, für wie lange und wann.

  • Findet die Konferenz an nur einem Tag statt oder über mehrere Tage hintereinander?

  • Wird es eine bestimmte Zeit für Fragen und Diskussionen geben? Finden diese nach jeder Rede/Forum statt oder alles ganz am Ende?

  • Wird einen Zeitrahmen für Break-out Sitzungen und Brainstorming festgesetzt?

Schritt 9: Die Planung vor Ort

 

Jetzt geht es um den Ort selber und die letzten Vorbereitungen, bevor Sie loslegen können. Führen Sie am besten eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten und gehen Sie jeden vor Ort durch, wie z.B. :

  • Gibt es einen Sicherheitsdienst vor Ort, wie bei Hotels, oder müssen Sie selber für welche sorgen?

  • Sollte der Eintritt zu Ihrer Konferenz über Tickets laufen, stellen Sie einen Türdienst oder Mitarbeiter zum Ticket-Scan oder mieten Sie sich Drehkreuze am Eingang?

  • Wo werden Erfrischungen bzw. Mahlzeiten serviert?

  • Wird es einen Ausstellungsbereich geben, wo Ihre Sponsoren und Cateringfirma Stände bekommen?

  • Ist die Deko und die Saalplanung in Takt? Werden Sitzplätze nummeriert oder mit Namen markiert?

  • Werden Sie einen Profi mit der Fotografie oder Dokumentation Ihrer Konferenz beauftragen?

  • Testen Sie unbedingt Ihre technischen Anlagen im Voraus, um Probleme zu vermeiden.

Schritt 10: Back-up (für den Bedarfsfall)

 

  • Bereiten Sie eine alternative Aktivität oder einen Ersatzsprecher für den Fall vor, dass ein Sprecher in letzter Minute ausfällt.

  • Laden Sie alle Präsentationen und Inhalte herunter, damit Sie Ihre Konferenz auch während Netzausfall fortsetzen können.

  • Achten Sie darauf, dass Ihre Moderatoren wissen, wie viel Zeit ihnen zur Verfügung steht, um Programmüberschneidungen zu vermeiden.

  • Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmern, indem Sie sie mit einem Online-Fragebogen oder einer Umfrage beteiligen, die Sie vorbereitet haben. So können Sie sich ein Bild von den Eindrücken der Teilnehmer machen und Daten sammeln.

  • Legen Sie dem Programm kleine Broschüren bei und halten Sie vor jedem Redner eine kleine Einführung ab, um sicherzustellen, dass alle Zuhörer mit dem Thema vertraut sind.

Jetzt wissen Sie viel besser, wie Sie eine Konferenz organisieren, wie Sie sich vorbereiten und was Sie alles beachten müssen, wenn Sie eine Konferenz auf die Beine stellen wollen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Idee zu definieren, Ihr Team zusammenzustellen und loszulegen.

Topics:

Ticketing, Eventplanung, Teilnehmerverwaltung

Published on Sep 7, 2022

Written by Farah Darwish

Don't forget to share this post: