Selbst nach Corona behält das Besuchermanagement seine Relevanz. Ob es um ein präzises Besuchermonitoring über verschiedene Subevents hinweg oder um die Gewährleistung der Brandschutzkonformität geht, die Bedeutung der Auslastungssteuerung und des Besuchertrackings bleibt bestehen.
Connfair hat sich während der Pandemie darauf spezialisiert, Unternehmen und Veranstaltern Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen, um eine digitale Personenzählung effizient umzusetzen. Dies erfolgt entweder durch eine automatisierte Drehkreuzschranke oder eine benutzerfreundliche App-Lösung. Anforderungen an die Rückverfolgung von Infektionsketten haben sogar phasenweise ein personenbezogenes Besuchertracking notwendig gemacht.
In verschiedenen Projekten kamen auch in der letzten Zeit genau diese Connfair Entwicklungen zum Einsatz. Dazu zählt der Einsatz auf dem EFM der Berlinale, Nachvollziehung von Workshopteilnahmen bei diversen Kongressen oder Bereitstellung einer Auslastungssteuerung in Veranstaltungsräumen. Diese Projekte unterstreichen die Wirksamkeit der Connfair Lösungen und ihre Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Anforderungen.
Besuchertracking: Nachvollziehen, wie meine Eventbesucher sich verhalten
Besuchertracking spielt eine entscheidende Rolle, da es wertvolle Einblicke in das Besucherverhalten liefert. Durch die Erfassung von Bewegungsdaten können Veranstalter und Unternehmen das Besucherverhalten besser verstehen. Dies führt zu optimierter Ressourcenplanung, verbessertem Auslastungsmanagement und letztendlich einer deutlich verbesserten Besuchererfahrung.
Die Anforderung: Teilnehmende sollen nicht nur am Haupteingang mit einer Einlassberechtigung und als generell „anwesend“ erfasst werden, sondern es soll auch nachvollziehbar sein, welche Personen an welchen Subevents, wie bspw. Workshops, Trainings oder Vorträgen, teilgenommen haben. Dies kann relevant sein, um die Veranstaltung besser auswerten zu können oder um beispielsweise Teilnehmerzertifikate auszustellen.
Die Lösung: Mit Connfair gibt es sehr viele Möglichkeiten, zugeschnitten auf Ihre Anforderungen und Wünsche. Zwei Beispiele aus dem Connfair Kundenkreis sind das Reporting des European Film Markets der Berlinale sowie eine Kundenveranstaltung von der Eventagentur PIRATEx.
Use-Case: European Film Market der Berlinale
Es war Connfair eine große Ehre und Freude, den EFM der Berlinale im Februar 2023 mit eigenen Lösungen zu unterstützen. Durch Connfair's Software auf vorinstallierten Handscannern wurden die Barcodes der Marktteilnehmenden an den Eingängen von circa 40 Kinosälen und Veranstaltungsräumen zeitgleich erfasst. Die Daten sind in umfangreiche Datenpools und Auswertungen geflossen, die letztendlich elementar für Produzenten und Filmemacher sind. Connfair hat in dieser Zusammenarbeit die eigene Software mit Schnittstellen an die Tools der Berlinale geknüpft. Die Datenflüsse liefen reibungslos und so konnten schlussendlich über 800 Reports in annähernd Echtzeit an die Filmemacher übergeben werden.
„Für den European Film Market der Berlinale 2023 benötigten wir ein System, welches die Anwesenheiten der Marktteilnehmer*innen erfasst und möglichst ausführliche und fehlerfreie Reports erstellt, die dann den Rechteinhaber*innen zur Verfügung gestellt werden sollten. Diese Reports sind ein grundlegender Baustein für einen erfolgreichen Filmmarkt und somit waren die Anforderung an einen reibungslosen Ablauf hoch. Connfair hat uns von Anfang an den Eindruck eines kompetenten und zuverlässigen Anbieters mit moderner und hochwertiger Technologie vermittelt. Das System hat mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten und den notwendigen Schnittstellen letztendlich ideal auf unsere Anforderungen gepasst und wir sind sehr zufrieden mit dem Dienstleister, seinen Services sowie der wirklich freundlichen und immer lösungsorientierten Zusammenarbeit.“
Hi-Sun Lee, Head of Screening Department des EFM der Berlinale.
Use-Case: Besuchermontoring PIRATEx
Durch ein Connfair Einladungsmanagement haben die TeilnehmerInnen eine E-Mail mit einem QR-Code erhalten – ihr “Anwesenheits-Stempel”. Die E-Mail wurde durch den Veranstalter individuell mit Text und Logo gestaltet, und somit wurde an die Teilnehmenden die Vorgehensweise vorab kommuniziert. Der Prozess: An jedem Workshop wurden mit den Connfair Handscannern die QR-Codes der Eintretenden erfasst. Dadurch hatten die Veranstalter am Ende einen Überblick der in jedem Workshop partizipierten Gäste.
„Connfair hat uns mit ihrem Besuchertracking mittels Handscannern überzeugt. Die Kommunikation im Vorfeld war sehr gut und vor Ort hat alles reibungslos funktioniert. Unsere Kunden waren begeistert von der einfachen und zeitsparenden Check-In-Möglichkeit. Connfair ist definitiv empfehlenswert für effizientes Besuchertracking.“
Laura Fohs, Projektmanagerin Events bei PIRATEx.
Auslastungssteuerung: Ein- und austretende Gäste zählen
Oftmals ergeben sich für Veranstalter und Locations Herausforderungen im Bereich des Besuchermanagements. Hier spielt insbesondere die Brandschutzverordnung eine entscheidende Rolle, da die maximal zulässige Anzahl der Besucherinnen und Besucher nicht überschritten werden darf. Wer die BesucherInnen sind, ist dabei unerheblich. Letztendlich müssen Personen gezählt und die aktuelle Auslastung erfasst werden.
Während früher noch manuelle Methoden wie Klicker und Funkgeräte zum Einsatz kamen, bietet Connfair heute zwei moderne digitale Lösungen im Bereich des Besuchermanagements:
1. Die manuelle Zählung über die Counter App, wie es bspw. BMW für ein Familienfest mit 16 Locations umgesetzt hat.
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2. Die automatisierte Zählung durch eine Drehkreuzsperre, wie bspw. die Agentur ConceptX im Rahmen einer Kundenveranstaltung.
Hierbei können beliebig viele Ein- und Ausgänge miteinander kombiniert werden – die Daten werden über Cloud-Server stets in Echtzeit synchronisiert. Auch kann bspw. eine Drehkreuzsperre mit einem barrierefreien Seiteneingang mit einer manuellen Zähler kombiniert werden. Das Connfair System ist komplett flexibel und passt sich den Bedürfnissen Ihrer Vorgaben & Location an. Die App kann entweder auf dem eigenen Endgerät heruntergeladen und genutzt werden, oder Sie mieten die robusten Zebra-Geräte von Connfair. Diese liefern wir Ihnen bereits voll-konfiguriert. Mehr Informationen der Counter App von Connfair finden Sie hier: https://connfair.com/counter-app/
Marcus Glück, Standortsicherheit & Werkschutz Standort München.
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Natürlich können alle erzeugten Daten als Auswertungen im Nachhinein genutzt werden. So hat man historische Daten zu Besucherströmen, Auslastung verschiedener Ein- und Ausgänge sowie Peak-Besuchszeiten.
Kombinieren Sie Ihr Ticketing mit einer Personenzählung & Auslastungssteuerung!
Ein effizientes Besuchertracking und eine angepasste Auslastungssteuerung runden das Besuchermanagement ab. Mit den bisher beschriebenen Use Cases sind wir aber noch nicht am Ende der Connfair Möglichkeiten.
Hier wird es jedoch etwas anspruchsvoller, deswegen folgendes Beispiel: Für eine Veranstaltung gibt es ein Ticketing, sprich, jeder Besuchende hat einen QR-Code und dieser wird bei der Einlasskontrolle per Einlass-App gescannt. Diesen Vorgang können wir als Basis nutzen, bei welcher jede erfolgreiche Ticketvalidierung auch gleichzeitig die Auslastung um eine Person erhöht.
Ausgeglichen wird die Auslastung dann durch einen Check-Out des QR-Codes (erneutes Scannen) oder in Kombination mit der Counter App. Letzteres wurde in Coronazeiten für das Volksfest in Crailsheim umgesetzt, wobei alle Besucher sich online registrieren und mit QR-Code das Gelände betreten haben, jedoch beim Rausgehen vom Sicherheitspersonal anonym als “ausgetretene Person” erfasst wurden. Mehr zu diesem Anwendungsfall finden Sie in folgendem Blogbeitrag: https://connfair.com/coronakonforme-besuchersteuerung-auf-dem-crailsheimer-volksfest/
Interesse geweckt oder ähnliche Anforderungen? Unser Customer Success-Team freut sich darauf, von Ihnen zu hören! Lassen Sie sich persönlich für Ihre Veranstaltung oder Location beraten. Zudem bieten wir einen umfangreichen Mietbestand an vorkonfigurierten Geräten für Events jeder Größe. Kontaktieren Sie uns jetzt!