Mit dem Java Forum Stuttgart haben wir Anfang des Jahres einen neuen, großartigen Kunden gewinnen können. In diesem Beitrag geht es um die einzelnen Herausforderungen und unsere Lösungen, die in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden umgesetzt wurden.
Das Java Forum Stuttgart ist eine eintägige Konferenz, die sich ganz der Java-Programmierung und angrenzenden Technologien widmet. Sie bietet Entwicklern und Interessierten die Möglichkeit, sich umfassend über Themen im Java- und JVM-Umfeld zu informieren.
In sieben parallelen Vortragssträngen – von Grundlagen über Erfahrungsberichte aus der Praxis bis hin zu Informationen über konkrete Produkte – ist für jeden etwas dabei. Neben den zahlreichen Vorträgen bietet die begleitende Software-Industrieausstellung die Gelegenheit, mit Unternehmen ins Gespräch zu kommen und sich über Produkte und Dienstleistungen zu informieren.
Moment mal, eintägig? Nicht ganz – dies war unsere erste Herausforderung, aber zugleich auch eine spannende Aufgabe. Am Tag vor der Konferenz fanden verschiedene Workshops statt, zu denen sich Teilnehmer anmelden konnten. Wie haben wir das gelöst? Im Austausch mit dem Kunden haben wir eine zusätzliche Ticketkategorie eingeführt, die „Workshoptag“ genannt wurde. Diese Ticketart berechtigte zur Teilnahme an den Workshops.
Mit unseren Dropdown-Buttons konnten sich die Teilnehmer stundengenau für die Workshops anmelden. Einige, wenige Workshops, für die die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wurde, konnten nicht stattfinden. Auch dies war kein Problem für uns, denn wir nahmen die abgesagten Workshops einfach wieder aus dem System. Im Backend konnten die Administratoren des JFS die Teilnehmer umbuchen und mithilfe der Teilnehmerkommunikation über Änderungen informieren.
Eine weitere Anforderung des Kunden war die automatische Erstellung von Rechnungen, die direkt nach Zahlungseingang an die Kunden gesendet wurden. Hierbei mussten die Bestellnummer und die VAT-ID auf den jeweiligen Rechnungen erscheinen. Diese Angaben konnten die Besteller während des Buchungsprozesses angeben, und sie wurden automatisch auf die Rechnung übernommen. Einfacher geht es nicht.
Zu einer guten Konferenz gehören selbstverständlich gute Aussteller und ihre Stände. Doch wie konnte der Kunde seinen Ausstellern erstmalig die Möglichkeit bieten, Stände über das Internet zu buchen? Mithilfe unserer flexiblen „Saalplanbuchung“ haben wir den Grundriss der Halle samt der möglichen Stände in unser Backend integriert und visualisiert. So konnten sich die Aussteller ganz einfach ihren eigenen Standplatz buchen und per Rechnung bezahlen.
Sobald der Zahlungseingang erfolgte, wurden die Tickets mit der dazugehörigen Standnummer an den Aussteller versendet. Mitarbeiter der Aussteller sowie Referenten, Helfer und Moderatoren erhielten im Nachgang entsprechende Freikarten, die in unserem Admin-Tool individuell erstellt wurden. Die Administratoren legten die Tickets selbst im Admin-Tool an und versendeten sie darüber.
In Absprache mit dem Connfair-Team wurden dann nach und nach verschiedene Ticketkategorien angelegt, um während der Veranstaltung im Backend sauber filtern zu können, welche Personen sich im Haus befinden, damit die jeweiligen Vorträge sicher stattfinden konnten. Für den Kunden war es komfortabel, nach der Ticketkategorie zu filtern, anstatt 50 einzelne Namen durchsuchen zu müssen. So konnte in unserem Admin-Tool schnell ein guter Überblick über die noch fehlenden Referenten oder Helfer geschaffen werden.
Um den Einlass vor Ort professionell zu gestalten, entschied sich der Kunde für unsere schnellen Handscanner. Diese wurden von uns einige Tage vor der Veranstaltung konfiguriert und dem Kunden zugesendet. Nach Ankunft der Scanner und einen Tag vor der Veranstaltung wurde zusammen noch ein abschließendes Teams-Meeting abgehalten, in dem alle Eventualitäten und die Funktion der Handscanner besprochen wurden.
Der Einlass am Tag der Veranstaltung verlief reibungslos, und sowohl der Kunde als auch wir waren sehr zufrieden.
Abschließend bleibt zu sagen, dass eine enge Kundenbindung und gute Kommunikation zu einem großartigen Ergebnis führen. Mit unserem Support und unserer Eventsoftware für Konferenzen & Kongresse für haben wir eine äußerst zufriedenstellende Lösung für das Java Forum Stuttgart erbracht. Gerne stehen wir auch im nächsten Jahr wieder zur Verfügung.
Sie planen auch ein Event? Wir begleiten Sie dabei!