Im Juli 2023 führte die kubus IT eine größere interne Veranstaltung in Suhl durch. Etwa 450 Mitarbeitende aus Bayern, Sachsen und Thüringen fanden sich ein, um im Rahmen eines abwechslungsreichen Programms einen gemeinsamen Tag zu verbringen. Ganz nach dem Veranstaltungsmotto „gemeinsam machen – gemeinsam lachen“.
Um den modernen Anforderungen einer Firmenveranstaltung gerecht zu werden, wurde zuvor ein Anbieter gesucht, welcher einen möglichst digitalen und reibungslosen Einlass für die Mitarbeitenden, Besucher, Partner und Speaker ermöglichte. Neben dem Versand von Einladungen und Tickets im Voraus wurde eine einfache Check-In Möglichkeit mit kombiniertem Druck von Namensschildern gesucht. Da die Mitarbeitenden teilweise mit Bussen anreisten, musste die Lösung zudem schnell arbeiten, um auch bei hohem Andrang Schlangenbildung zu vermeiden.
Welche Anforderungen hattet ihr an das Einlassmanagement?
Luca Daniel Weidauer – im Orga-Team verantwortlich für das Einlassmanagement – fasst die Anforderungen folgendermaßen zusammen: Wir hatten die Registrierung der Teilnehmenden bereits durchgeführt und benötigten eine Möglichkeit zum Ticketversand mit anschließendem Check-In und Druckprozess vor Ort. Hierfür hatten wir einen umfangreichen Anforderungskatalog ausgearbeitet und mehrere Anbieter verglichen. Wir sind froh, mit Connfair einen kompetenten Anbieter gefunden zu haben, welcher – sowohl inhaltlich als auch wirtschaftlich – das für uns beste Angebot hatte. Ausschlaggebend für den Zuschlag waren neben dem Preis auch der persönliche Kontakt und die kompetente Beratung.
Wie wurden die Einladungen und Tickets an die Mitarbeitenden versendet?
Die Mitarbeitenden hatten sich im Vorfeld über eine manuelle, Excel-basierte Lösung für die Veranstaltung anmelden können. Da mit diesem Prozess kein Versand von Bestätigungen oder die Erstellung von QR-Codes für den Check-In Prozess möglich war, mussten entsprechende Einladungen mit Tickets separat generiert und versendet werden. Es gab eine individuell gestaltete Einladungs-Mail mit einem entsprechenden Einladungstext und Einbindung des Veranstaltungslogos. Zusätzlich enthielt die Mail einen Kalendereintrag und ein PDF-Ticket, welches für den Einlass verwendet werden konnte.
Im Hintergrund standen für die Verwaltung der Teilnehmenden die Möglichkeiten eines modernen Teilnehmermanagement-Systems zur Verfügung. So wurden die Daten der Mitarbeitenden importiert und anschließend direkt die Einladungen aus dem Connfair System versendet. Nachmeldungen konnten durch das Organisationsteam jederzeit einfach über eine Weboberfläche ergänzt, sowie Einladungen erneut versendet werden. Im Falle von Stornierungen konnten die Tickets mit einem Klick ungültig gemacht werden.
Wie liefen Check-In und Druck der Namensschilder vor Ort?
Im CCS in Suhl waren fünf Terminals für den Self-Service Check-In mit kombiniertem Namensschilderdruck im Einsatz. Die Gäste konnten mit dem zugesandten QR-Code selbstständig einen Check-In durchführen und innerhalb weniger Sekunden ihr individuelles Badge entnehmen. Dieser war auf Vorder- und Rückseite passend zur Veranstaltung designt und wurde vor Ort dynamisch mit den Namensinformationen der eincheckenden Person bedruckt. Zusätzlich gab es eine Besonderheit: Eine Abfrage bei der Anmeldung, ob von der Person Fotos gemacht und veröffentlicht
werden dürfen. Ein entsprechend dynamisch aufgedrucktes Icon zeigte an, ob eine Bildfreigabe vorlag.
Neben dem reinen Check-In selbst wurde zusätzlich die Admin-App von Connfair mit eingesetzt. Mit dieser frei verfügbaren App konnte jederzeit live die aktuelle Personenanzahl eingesehen werden. Des Weiteren konnten die Check-In Zeiten und der Check-In Status von einzelnen Personen nachgeschaut und im Fall von vergessenen QR-Codes über eine Ticketliste in der App schnell nach einer Person gesucht werden, um anschließend das Badge drucken zu können.
Was ist euer Fazit zur Zusammenarbeit mit Connfair?
Luca Daniel Weidauer: Die Zusammenarbeit mit Connfair verlief sehr gut. Von Anfang an erfüllte Connfair alle unsere Anforderungen und hatte darüber hinaus ein sehr flexibles System, das wir für unseren Anwendungsfall anpassen konnten. Auch die Vor-Ort-Unterstützung und der Druck der Namensschilder verlief nach unseren Vorstellungen. Dank der zusätzlichen App hatten wir jederzeit den vollen Überblick. Wir können Connfair als Dienstleister für das Einlassmanagement weiterempfehlen und können uns bei zukünftigen Veranstaltungen eine erneute Zusammenarbeit vorstellen.
Wo seht ihr Verbesserungspotenzial im Teilnehmermanagement?
Stephanie Messerschmidt, mitzuständig für die Organisation der Busfahrten: Durch Änderungen und Rückmeldungen, welche wir einzeln und teilweise auch kurzfristig per E-Mail bekamen und individuell bearbeiten mussten, entstand ein hoher Organisationsaufwand. Diesen würden wir gern in Zukunft durch eine digitale und synchronisierte Lösung verbessern. Dafür können wir uns vorstellen, für die nächste Veranstaltung auch das Teilnehmermanagement von Connfair zu evaluieren, welches umfangreiche Datenabfragen von Teilnehmern bereits vor Veranstaltungsbeginn ermöglichen und dadurch die Prozesse erheblich vereinfachen soll.