Teilnehmer akkreditieren für Veranstaltungen: So geht's

Zu einer gut durchdachten Veranstaltung gehört die Akkreditierung der verschiedenen Teilnehmergruppen. Denn nicht jeder Teilnehmer erhält Zugang zu allen Bereichen. Oder umgekehrt dürfen gewisse Bereiche nur von gewissen Personen betreten werden. Ob Sponsoren, VIPs, Aussteller, Speaker, Künstler, Mitarbeiter oder normale Besucher. Umso komplexer die Unterscheidung der Zugangsberechtigungen ist, umso notwendiger wird die Akkreditierung auf der Veranstaltung mit technischen Lösungen durchzuführen. Wie Sie das am zuverlässigsten und einfachsten gestalten, lesen Sie in den nächsten Abschnitten.

Wie bereite ich eine optimale Akkreditierung vor?

Um die Zugangsberechtigungen von Anfang an genau zu bestimmen, empfehlen wir eine Teilnehmermanagement Software zu nutzen. Hierüber können Sie bereits während der Teilnehmeranmeldung die Unterscheidung der Personengruppen vornehmen.

So müssen Sie keine Excel-Listen pflegen und haben gleichzeitig auch die Zugangsberechtigungen vor Ort geregelt. Klingt super einfach? Ist es auch. In den nachfolgenden Abschnitten erklären wir Ihnen wie.

1. Bestimmen Sie die Anzahl an Personengruppen und deren Zutrittsregeln

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, wie viele verschiedene Zutrittsregeln Sie benötigen. Dies ist für die Akkreditierung äußerst relevant. Wenn Sie einen Lageplan mit eingezeichneten Areas haben, können Sie sich eine Liste anfertigen, welche Personengruppe welche Area betreten darf.

Bestimmen Sie gleichzeitig auch wie viele Personen pro Registrierung angemeldet werden können. Über eine gute Teilnehmermanagement Software können Sie das bereits vorher einstellen. Dies führt zum nächsten Schritt.

2. Stellen Sie Registrierungsformulare für jede Personengruppe bereit

Wenn Sie gleich darauf achten, dass Anmeldungen für bspw. VIPs, Aussteller, Sponsoren, etc. nicht von jedem durchgeführt werden, haben Sie auch weniger Arbeit bei der Verwaltung der eingehenden Anmeldungen.

Während Sie die Anmeldeformulare für normale Besucher (kostenlose oder kostenpflichtige Tickets) direkt auf Ihrer Website implementieren können, stellen Sie für die Akkreditierung der Personengruppen mit höheren Zugangsberechtigungen extra Formulare bereit. Für jede Personengruppe ein Formular.

Diese können Sie entweder passwortgeschützt auf einer Unterseite Ihrer Website implementieren. Oder besser: Sie versenden das Registrierungsformular auf Anfrage per Mail.

3. Bestimmen Sie die Verantwortlichen für die Akkreditierung Ihrer Veranstaltung

Haben Sie Verantwortliche für Sponsoren, VIPs, o.ä.? Wenn ja, können Sie diese Personen auch gleich für die Akkreditierungsflows nutzen. Ansonsten definieren Sie feste Personen hierfür, die sich um die Prüfung der einzelnen Anmeldungen kümmern. So haben Sie vorher definiert, wer sich um die Aufgabe kümmert und im Nachhinein auch eine Verantwortliche Person, die für alles gerade steht.

4. Kontrollen Sie die eingegangenen Anmeldungen fortlaufend

Ihre Verantwortlichen sollten darauf achten, dass die Prüfung der Anmeldungen fortlaufend geschieht. Zum einen erhöht das die Customer Experience Ihrer Teilnehmer. Zum anderen häufen sich so die Anmeldungen nicht an. Legen Sie einen Stichtag pro Woche fest, sodass die Verantwortlichen einen bestimmten Zeitraum in jeder Woche haben, in denen sie sich genau dieser Aufgabe widmen. So können sie sich in der verbleibenden Zeit um andere Teilbereiche kümmern, ohne etwas im Hinterkopf behalten zu müssen.

Wie läuft die Akkreditierung auf der Veranstaltung ab?

Bekanntlich erhalten die einzelnen Personengruppen nach der Anmeldung eine E-Mail mit angehängten Tickets inkl. QR-Code. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie erstellen im Vorfeld Namensschilder bzw. Badges und händigen diese manuell am Einlass aus

2. Sie stellen Badge Printer zur Verfügung, die nach dem Ticketscan die Badges drucken

Die erste Variante erfordert Personal, die das Besucheraufkommen bewältigen kann. Zusätzlich müssen im Vornherein die QR-Codes auf die Namensschilder aufgedruckt werden. Wie Sie bereits erahnen können, bringt das jede Menge Arbeit mit sich. Die zweite Variante benötigt eine Internetleitung. Im Gegenzug hinterlassen Sie einen hochprofessionellen Eindruck und benötigen deutlich weniger Personal.

Ihre Teilnehmer scannen ihr Ticket und erhalten in Sekundenschnelle Ihr Badge mit aufgedrucktem QR-Code. Dieser wird fortan auch zum Zutritt für die einzelnen Areas genutzt. Wie der Prozess hierbei funktioniert, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Wie kontrolliere ich den Zutritt zu einzelnen Veranstaltungsbereichen?

Haben sich Ihre Teilnehmer erst einmal für Ihre Veranstaltung akkreditiert, befinden sie sich nun auf dem Veranstaltungsgelände. Das ist erstmal perfekt. Doch wie wird jetzt der Zugang zum Backstage, zum Infield, zum Produktionsbüro oder zur Lounge kontrolliert? Super einfach.

Der QR-Code auf der Badge hat die nötigen Berechtigungen bereits in der Software hinterlegt. Nun brauchen Sie natürlich Personal, das jeweils mit einem Scanner ausgestattet ist. Sobald ein Teilnehmer Zutritt zu einer Area haben möchte, wird die Badge gescannt.

Wenn der Teilnehmer berechtigt ist, in den Bereich einzutreten, erkennt es das System und gibt dem Scanner die Informationen zurück. Oder meldet eben, dass für diesen Teilnehmer die nötige Erlaubnis fehlt.

Wie sehe ich ein wer sich auf der Veranstaltung akkreditiert hat?

Mit jeder guten Event Management Software erhalten Sie eine Auswertung in Echtzeit. Dies bedeutet, dass Sie während und nach der Veranstaltung einen Überblick haben, wie viele und welche Teilnehmer zur welchen Uhrzeit eingecheckt haben.

Ergänzend hierzu sehen Sie auch, welche Teilnehmer, wann, welche Areas betreten haben und wie hoch die Auslastung in jeder Area ist. Das Beste daran? Sie benötigen nicht mal einen Daten-Analysten, da die Software die Daten automatisch grafisch aufbereitet zur Verfügung stellt.