4 Alternativen: Namensschilder für Messe, Konferenz, Kongress & Tagung

Um Namensschilder für Veranstaltungen wie Messen, Konferenzen, Kongresse oder Tagungen bereitzustellen, gibt es verschiedene Wege. Natürlich haben Sie als Veranstalter auch bestimmte Anforderungen für Ihre Namensschilder. Entweder wollen Sie den Veranstaltungsteilnehmern untereinander den generellen Zugang zum Namen ermöglichen oder Sie wollen das Networking untereinander vereinfachen.

Hierfür gibt es 4 verschiedene Ansätze. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Übersicht über die Möglichkeiten und erklären Ihnen die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten von Namensschildern für Veranstaltungen.

Wie finde ich die passenden Namensschilder für meine Veranstaltung?

Zuerst sollten Sie sich im Klaren sein, was genau Sie denn mit den Namensschildern auf Ihrer Messe, Konferenz, Kongress oder Tagung erreichen möchten.

Möchten Sie, dass die Teilnehmer in den Pausen, Sessions oder Workshops miteinander reden und sofort wissen, wer namentlich vor Ihnen steht? Oder möchten Sie sogar, dass die Veranstaltungsteilnehmer auch nach Ihrem Event miteinander vernetzt sind? Oder ist das Ziel, dass Ihre Speaker wissen mit wem Sie reden?

Jede Art von Veranstaltung hat ein bestimmtes Ziel. Ihr Vorhaben sollten Sie sich vorher genau bewusst machen. Denn das spielt auch zur Wahl der Event-Namensschilder eine bedeutende Rolle.

Neben dem Effekt, der hierdurch erreicht werden soll, spielen natürlich noch andere Fragen bei der Entscheidungsfindung einen Wert zu: Ist Ihre Veranstaltung eintägig oder mehrtägig? Wie viel Personal steht Ihnen zur Verfügung und sind nachhaltige Materialien Ihnen wichtig oder nicht? Welchen Einfluss dies auf die Entscheidungsfindung hat, lesen Sie im weiteren Abschnitt.

Welche 4 Alternativen stehen mir für personalisierte Namensschilder zur Auswahl?

Bevor wir drauf eingehen, was die Vor- und Nachteile der einzelnen Alternativen sind, möchten wir Ihnen erst einmal erläutern, welche Alternativen für Namensschilder überhaupt zur Verfügung stehen. Wie bereits erwähnt, gibt es mehrere Kriterien, die schlussendlich gewisse Namensschilder ein- und ausgrenzen. Somit wird Ihnen die Entscheidung zum Schluss sehr einfach fallen.

Für die Namensschilder Ihrer Messe, Konferenz, Kongress oder Tagung stehen Ihnen erst einmal folgende Alternativen zur Auswahl:

• Selbstklebende Etiketten

• Namensschilder mit Clip zum Klemmen

• (Recycelte-) PVC-Namensschilder im Scheckkartenformat

• Nachhaltige Namensschilder im Scheckkartenformat aus Pappe oder Holz

Selbstklebende Etiketten

Die wohl einfachste und kostengünstigste Alternative sind selbstklebende Etiketten als Namensschilder für Ihre Veranstaltung zu verwenden. Die Etiketten erhalten Sie erstmal Blanko als Bogen mit 4-16 Etiketten pro Bogen. Das Design können Sie mit einer entsprechenden Cloud-Software entwerfen. Mit einem Bulk-Import Ihrer Teilnehmerliste können Sie jedes Etikett individuell mit einem Namen versehen. Das geht sogar super einfach. In unserem Artikel Anleitung: So erhalten Sie personalisierte Veranstaltungsausweise haben wir ein Tutorial für Sie erstellt, den Sie Schritt-für-Schritt befolgen können.

 

Die bedruckten Etiketten sollten Sie dann bis zum Veranstaltungstag nicht vom Bogen abnehmen, da sonst der Kleber verstaubt und verdreckt. Wenn Sie die Teilnehmerliste bereits im Vorfeld alphabetisch sortiert haben, kommen die Bögen natürlich auch sortiert aus dem Drucker. Diese sollten Sie entsprechend aufbewahren.

Am Tag der Veranstaltung übergeben Sie die Namensetiketten dann an Ihr Einlasspersonal. Bei Ankunft der Teilnehmer händigt Ihr Personal dann jedes Etikett an die entsprechende Person aus, die diese direkt aufkleben müssen.

Diese Art der Namensschilder ist besonders für kleine Veranstaltungen mit bis zu 200 Personen geeignet. Zusätzlich sollte die Messe, Konferenz, Tagung oder Kongress nicht über mehrere Tage gehen, da die selbstklebenden Etiketten nicht lange auf der Kleidung halten.

Vorteile

✅ Kostengünstigste Variante

✅ Benötigt kein Internet am Veranstaltungstag

Nachteile

❌ Nicht hochwertig

❌Haften nicht lange an der Kleidung

❌Muss alphabethisch sortiert und ausgegeben werden

❌Für spät registrierte Teilnehmer nachträglich schwierig

Klemmbare Namensschilder in Plastikhülle

Die zweite Variante ist ein klein wenig teurer, aber genauso schnell erstellt, wie selbstklebende Etiketten. Durch die Hülle und den Clips, mit denen die Namensschilder an die Kleidung angebracht werden, wirken Sie natürlich hochwertiger und haben auch eine längere Haftdauer.

Auch hier gehen Sie nach demselben Prinzip vor. Zur Gestaltung benötigen Sie vorgesehen Sets, die Sie vorher bestellen. Durch den zugehörigen Produktcode können Sie in der Cloud-Software nun die richtigen Namensschilder auswählen, die Sie dann designen und mit den personalisierten Daten Ihrer Teilnehmer versehen.

Auch hier können Sie die Teilnehmerliste in Ihrer Excel-Datei vorher alphabetisch sortieren, damit Ihr Einlasspersonal schneller die Namensschilder der entsprechenden Person finden und überreichen kann.

Der einzige Unterschied ist, dass Sie hierbei die bedruckten Namensschilder bereits im Vorfeld in die zugehörigen Hüllen einstecken sollten, damit am Veranstaltungstag die Ausgabe zügig von der Hand gehen kann.

Vorteile

✅ Kann auch auf mehrtägigen Veranstaltungen verwendet werden

✅ Preiswert

✅ Benötigt kein Internet am Veranstaltungstag

Nachteile

❌ Alphabethisches Vorsortieren nötig

❌ Benötigt Personal zum Suchen und Ausgeben auf der Veranstaltung

❌ Namensschilder müssen vorher in Plastikhülle gesteckt werden

PVC-Namensschilder im Scheckkartenformat

Nun stellen wir eine Methode für anspruchsvolle Veranstaltungen wie Messen, Konferenzen, Kongresse und Tagungen vor, die Ihre Event-Marke mit Professionalität und Hochwertigkeit verbinden wollen. Diese Alternative ist für Events ab 200 Personen geeignet und bedarf keinem Einlasspersonal und ermöglicht eine Akkreditierung auf Ihrer Veranstaltung. Die hochwertigen Badge Printer Stelen werden an Ihren Einlass gestellt und drucken binnen einem Bruchteil einer Sekunde die personalisierten Badges auf PVC oder recyceltem PVC, das aus dem Meer zurückgewonnen wurde.

Die Namensschilder haben ein Maß von 85,6 x 53,98 x 0,76 mm (B x H x T) und sind nach ISO/IEC 7810 ID-1 genormt. Dieses Format haben übrigens alle EC-, Kredit-, Krankenkassenkarten oder Personalausweise. Das Design der Namensschilder legen Sie im Vornerein fest und übermitteln die Druckdaten, sodass am Veranstaltungstag nur noch die personalisierten Daten aufgedruckt werden müssen.

Mit einem innovativen und dynamischen QR-Code können Sie bspw. während oder nach der Veranstaltung auf Umfragen, weiterführenden Content, oder ähnliches weiterleiten. Oder Sie ermöglichen mit dem QR-Code eine Networking-Möglichkeit, indem individuelle QR-Codes auf die Namensschilder aufgedruckt werden, die dann auf ein hinterlegtes Profil der jeweiligen Person führen. Alles ist nach Ihren Wünschen konfigurierbar, sodass Sie beispielsweise auch Sponsoren-Logos oder die einzelnen Workshops Ihrer Veranstaltung mit aufdrucken können.

Die personalisierten Daten werden aus Ihrer Teilnehmermanagement Software direkt geladen, sodass Sie selbst nichts mit dem Prozess zu tun haben, außer das Design im Vorfeld zu bestimmen. Das spart Ihnen Personal und verleiht Ihnen äußerste Flexibilität, da selbst kurzfristige Anmeldungen zur Veranstaltung direkt berücksichtigt werden. Teilnehmer können sich direkt auf der Messe, Konferenz, Kongress oder Tagung anmelden und direkt eine Badge ausdrucken. Diese werden dann an einen Lanyard gehangen und um den Hals gelegt.

Vorteile

✅ Hochwertig und professionell

✅ Benötigt kein Personal zur Ausgabe

✅ Kein alphabethisches Sortieren, da Karten vor Ort gedruckt werden

✅ Kurzfristige Neuanmeldungen sind auch möglich

Nachteile

❌ Etwas teurer als die selbstklebende oder klemmbare Variante

❌ Benötigt Internetzugang vor Ort

Nachhaltige Namensschilder im Scheckkartenformat aus Pappe oder Holz

Wenn Sie auf Nachhaltigkeit setzen wollen, gibt es eine hochwertige und professionelle Variante. Hier arbeiten Sie auch mit Badge Printer Stelen, wie im Beispiel “PVC-Namensschilder im Scheckkartenformat”, nur eben nicht mit PVC.

In diesem Beispiel arbeiten Sie mit Holz oder Pappe und hinterlassen trotzdem einen bleibenden Eindruck am ersten Touchpoint Ihres Events. Die Karten kommen auch in den Maßen 85,6 x 53,98 x 0,76 mm (B x H x T) und sind nach ISO/IEC 7810 ID-1 genormt. Der Prozess sieht hierbei exakt so aus, wie bei der PVC-Karte:

1. Sie fertigen ein Design an, das sich auf allen Ausweisen wiederfinden soll (oder lassen sich eins anfertigen)

2. Sie bestimmen welche Informationen aus Ihrer Teilnehmermanagement Software auf die Namensschilder gedruckt werden sollen

3. Sie lehnen sich entspannt zurück und schauen zu, wie der Rest von alleine passiert

Vorteile

✅ Nachhaltige Variante

✅ Hochwertig und professionell

✅ Benötigt kein Personal zum Sortieren und Ausgeben

✅ Kurzfristige Teilnehmer erhalten auch direkt ein Namensschild

Nachteile

❌ Etwas teurer als selbstklebende oder klemmbare Namensschilder

❌ Benötigt Interzugang vor Ort