Ein Festival planen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Wenn das Konzept für Ihr Festival steht, geht es an die Veranstaltungsplanung. Für die Festivalorganisation müssen Sie viele Punkte berücksichtigen, was Sie schnell auch mal überfordern kann. Es gibt viele Anfängerfehler, die Sie in die Falle locken können. Die Organisation eines so großen Ereignisses wie eines Festivals ist daher nur durch eine perfekte und gründliche Planung möglich. Damit Ihnen das gelingt, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Die Vorbereitung eines Festivals beginnt mit der Festlegung erreichbarer Ziele und der Bestimmung Ihrer Zielgruppe. Wenn dies klar ist, können Sie mit der Konzeptionierung der Details für Ihr Festival fortfahren. In diesem Artikel werden wir alle Punkte auflisten, die bei der Vorbereitung Ihres Festivals zu beachten sind. Wir werden auch jeden Schritt der organisatorischen Vorbereitung durchgehen und alle Details, die Sie beachten sollten, aufschlüsseln.

Was macht ein richtig gutes Festival aus?

Gute Festivals schaffen eine zusammenhaltende Atmosphäre, die von einem Gemeinschaftssinn geprägt sind. Sie zeichnen sich durch einen Zusammenhalt zwischen Freunde und Fremde, die von ihrer Leidenschaft für Live-Kunst angetrieben werden.

Um dies zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Festival-Checkliste die folgenden Merkmale aufweist:

• Einen symbolträchtiger Veranstaltungsort.

• Ein dynamisches Programm.

• Das Festivalmotiv ist mit den lokalen Wurzeln verknüpft.

• Guter Klang - hochwertige Sound-Anlagen.

• Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen (Hygiene- & Sicherheitskonzept)

• Sorgfältig geplante Logistik.

Bestimmen Sie das Motiv und Konzept Ihres Festivals

Die Menschen besuchen Festivals vor allem wegen der Musik und den Aufführungen, aber die erfolgreichsten Festivals bieten auch einen Zweck hinter der Veranstaltung - sie haben eine Botschaft mitzuteilen und zu transportieren. Die Integration kultureller Symbole in das Festivalthema und deren Dekoration kann zum Beispiel lokale und internationale Besucher gleichermaßen anziehen. Mit dem ganzheitlichen Festivalkonzept versprechen Sie nicht nur eine gute Zeit, sondern auch ein ganzes Erlebnis. Auf diese Weise bietet Ihr Festival ein anderes Umfeld, das für die Dauer der Veranstaltung anhält und von alltäglichen Ereignissen befreit ist.

Die Aufstellung

In der Regel gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie das Line-up Ihres Festivals planen können.

1. So viele Menschen wie möglich anziehen

Wenn Sie ein großes Festival veranstalten, legen Sie vielleicht mehr Wert darauf, so viele Menschen wie möglich zu Ihrer Veranstaltung zu locken. Um eine große Reichweite zu erzielen, raten wir Ihnen, eine Vielzahl von Künstlern und Bands in die Liste der Künstler aufzunehmen. Damit gewinnen Sie das Interesse der Fans aller Künstler und stellen sicher, dass für jeden Besucher ein musikalisches Erlebnis dabei ist.

2. Gezielt an die Fans eines bestimmten Musikgenres richten

Wenn Sie ein kleineres Festival veranstalten, ist es ratsam, ein bestimmtes Publikum einer spezifischen Musikkategorie anzusprechen. Dies trägt automatisch dazu bei, das Ambiente Ihrer Veranstaltung zu bestimmen. Es sorgt auch für qualitative Musik für Menschen, die sich dafür leidenschaftlich interessieren.

Wie Sie Künstler bzw. Speaker für Ihr Festival buchen können

Sobald Sie ein festes Konzept für Ihr Festival haben, müssen Sie die künstlerischen Auftritte sichern, die auf der Veranstaltung stattfinden sollen. Nehmen Sie zuerst Kontakt zu den Künstlern auf, die Sie als Hauptakteure vorsehen wenn Sie Ihren Plan fertig haben. Sobald diese bestätigt sind, können Sie mit Bands und Musikern Kontakt aufnehmen, die für kleinere Auftritte vorgesehen sind.

Wie Sie Künstler für Ihr Event buchen - Tipps & Kosten

• Wenn Sie z.B. 20 auftretende Künstler haben möchten, dann wählen Sie hiervon 3-5 Headliner bzw. Hauptakteure aus. Es ist ratsam, die Künstler als Headliner auszuwählen, die in Ihrer Umgebung das nötige Publikum anzieht.

• Recherchieren Sie den Künstler oder die Band, die Ihnen vorschwebt, und finden Sie deren Booking-Agentur. 

• Bereiten Sie eine gut formulierte E-Mail mit allen notwendigen Informationen und Ihrem Angebot vor. Erklären Sie zuerst, warum Sie diese E-Mail senden, und stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor. Zunächst beschreiben Sie Ihre Person und Organisation so gründlich und kurz wie möglich. Stellen Sie sicher, dass Sie Links zu Ihrer Website und anderen Plattformen einfügen. Überprüfen Sie abschließend, ob das Datum, an dem Sie den Künstler buchen möchten, deutlich erkennbar ist, und beenden Sie die E-Mail mit einer professionellen Signatur.

• Wenn der Künstler zur Zusammenarbeit bereit ist, stellen Sie eine Formular aus. Als Nächstes sollten Sie die finanziellen Details besprechen und bei Einverständnis einen Vertrag abschließen - und schon sind Sie fertig!

• Sie können auch einen Booker beauftragen, wenn dies in Ihrem Budget liegt und Sie sich auf die Vorbereitungen und andere Planungen konzentrieren möchten.

Planen Sie ausreichend Budget ein

Bedenken Sie die Kosten aller einzelnen Musiker und Bands, bevor Sie sie buchen oder kontaktieren. Berücksichtigen Sie die möglichen Einnahmen und führen Sie Ihre Berechnungen durch, um richtig einschätzen zu können, wie viele und welche Künstler Sie buchen werden. Es ist besser im Voraus einigermaßen die Kostenaufwände kalkuliert zu haben, als später im Chaos die Finanzen zu regeln.

Beachten Sie die folgenden Punkten:

• Mietkosten für den Veranstaltungsort.

• Talent und Unterhaltungskosten.

• Catering Kosten.

• Sanitäranlagen und Infrastruktur 

• Personalausstattung und Kosten pro Person.

• Gesundheitsmaßnahmen (Reinigung, Barrieren an den Eingängen, Covid Vorsorgemaßnahmen.)

• Sicherheitspersonalkosten.

• Kosten für Mietung von Geräten und Soundanlagen.

• Kosten für kommunale Genehmigungen.

So bestimmen Sie die Festivallocation

Wir haben bereits über die Bedeutung und Wichtigkeit vom Veranstaltungskonzept, wessen Wurzeln auch tief in den Veranstaltungsort bzw. Umgeben liegen. Meistens ist das Thema des Festivals kulturell mit dem Standort verankert, was den Ort und die Veranstaltung an sich mehr Tiefe und Bedeutung schenken. Das ermutigt auch lokale Interessenten zum Festival zu gehen und ergibt auch Sinn, Tribut an dem Ort zu entrichten, an dessen Gelände gefeiert wird. Bedenken Sie die folgenden Punkte bei der Planung Ihres Veranstaltungsortes:

• Erreichbarkeit mit offenem Verkehrsmittel.

• Teilnehmerkapazität.

• Vorausgesetzte Infrastruktur - ist der Ort mit Hochspannung versorgt?

• Ist das Equipment erlaubt auf das Gelände?

• Zoneneinteilung und Parkplätze - Fluchtwege markieren.

• Ist eine Reiseroute geplant und zur Verfügung gestellt?

• Zeitplan mit bestätigten Künstlern erstellen.

• Barrierefreie Möglichkeiten vor Ort?

Planen Sie ein Side-Programm

Zu einem gelungenen Festival gehören Verkäufer, Essens- und Getränkemöglichkeiten sowie Merchandise-Stände. Diese Festival-orientiere Merchandise stärkt Ihre Imagepflege als Organisatoren und ist eine brillante Art mehr Umsatz zu generieren.

DJs gehören zu den tragenden Elementen eines jeden Musikfestivals. Sie wirken wie ein frischer Wind zwischen den einzelnen Künstlern und halten die Stimmung des Publikums während der gesamten Veranstaltung konstant hoch.

Natürlich spielen auch das Bühnendesign und die Beleuchtung eine große Rolle dabei, wie die Besucher das Festival wahrnehmen. Ein thematisch passendes Bühnendesign trägt auf jeden Fall zur Gesamtatmosphäre Ihrer Veranstaltung bei.

Nutzen Sie eine Ticketing Software.

Setzten Sie eine Ticketing Software ein und ersparen Sie sich die Zeit, den Aufwand und den Kundensupport. Einen Online Ticket Modul bereitgestellt von einer Ticketing Software verleiht Ihren Event ein Hauch von Modernität und erlaubt Ihre Teilnehmer eine enorme Flexibilität was es Thema Ticketkauf angeht.

Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen

Ein feierliches Fest ist unvollständig ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um die Gesundheit der Menschen in allen möglichen Fällen zu gewährleisten. Das liegt daran, dass Bühne, Bewegungslichter und Vorführungen zu unvorhergesehenen Unfällen oder einer Fehlbewegung in der Choreografie führen können, und keines dieser Ereignisse sollte die Feier beenden, sondern angemessen betreut und behandelt werden. Wenn Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung die Gesundheits- und Sicherheitscheckliste beachten, können Sie Ihren Besuchern ein sicheres und angenehmes Umfeld bieten und so Ihre Integrität mit neuen Gästen weiter ausbauen.

Ein Sicherheitskonzept muss unbedingt erstellt und mit den örtlichen Behörden abgestimmt werden. Sie brauchen eine  strukturierte Vorgehensweise und eine Analyse der möglichen Schadenszenarien und Gefahren. Dies ist besonders für große Veranstaltungen erforderlich mit über 5000 Besuchern. Hierfür ist es ratsam mit einem Sicherheitsbeauftragten in Kontakt zu treten, der eine Gefahrenbewertung durchführen kann und das Sicherheitskonzept dementsprechend erstellen kann.

• Notfallplan erstellen und Online zur Verfügung stellen.

• Evakuierungswege festlegen, abbilden und auch Online zur Verfügung stellen.

• Erste Hilfe sichern und trainiertes Personal (ein oder zwei Personen) vor Ort haben.

• Sicherheitshinweise Online und vor Ort stellen.

• Sanitäranlagen installieren lassen.

• Maßnahmen für Gewitter bereit haben.

• Das eigene Team mit mobile App verbinden für einfachen Zugang zu Plan und Kommunikation.

So sorgen Sie für die Sicherheit auf Ihrer Veranstaltung:

Eine grundlegende Voraussetzung des Arbeitsschutzgesetzes ist die Bewertung der Gefahren durch den Arbeitgeber. Es ist daher empfehlenswert, eine Firma oder Fachperson mit der „Gefährdungsbeurteilung“. Damit stellen Sie sicher, dass alle möglichen Gefährdungen bei Ihrem Festival im Voraus erkennt und vermieden werden. Durch das Identifizieren und Bewerten von potenziellen Risiken auf Ihre Veranstaltungsgelände, kann der Sicherheitsbeauftragte oder das Sicherheitsteam feststellen, welche Gefährdungen ernste Risiken darstellen, alle bewerteten Gefahren priorisieren und dementsprechend durch ein gründliches Sicherheitskonzept vermeiden.

Kommunale Genehmigungen

Es ist unerlässlich, sich darüber zu informieren, welche Genehmigungen Sie je nach Bundesland und Staat benötigen. Die Einholung von Genehmigungen kann über die Organisation Ihres Festes entscheiden. Als Organisator ist es Ihre Verantwortung, sich bei den Ämtern oder Behörden nach den erforderlichen Genehmigungen zu erkundigen. Das bedeutet, dass Sie sich mit der Stadtverwaltung in Verbindung setzen und diese über Ihre Veranstaltung informieren müssen.

Marketing: Vermarkten Sie Ihr Festival

Erstellen Sie eine Künstlerbiografie, zusätzliche Informationen und einige professionelle Fotos. Wenn Sie schon früher Veranstaltungen oder Festivals ausgerichtet haben, können Sie ein Video mit Auftritten von Künstlern von Ihrem letzten Gig posten, um für Spannung zu sorgen. Außerdem benötigen Sie einige qualitative Aufnahmen, um Ihren Sound zu präsentieren, wenn Sie nach der Veranstaltung über das Festival berichten.

Sie können auch einen Fotografen oder Kameramann buchen, der die schöne Atmosphäre Ihres Festes in Form von Fotos und Videos einfängt und aufnimmt. Auf diese Weise kann jeder die schönsten Momente des Festes genießen und auf ihren Social-Media-Plattformen teilen. Dadurch bleibt dieses unvergessliche Erlebnis nicht nur lange in Erinnerung, sondern kann im Nachhinein noch viele Male erlebt werden.

• Pay Per Click Ads (PPC) auf Online Plattformen

• Social Media und Google Ads

• Social Media Kampagnen vorbereiten

• Mit Influencern arbeiten

• Nach Sponsoren suchen und eine Zusammenarbeit aufbauen

• Das Publikum auf Sozialen Netzwerken durch Werbegeschenke und Gewinnspiele engagiert halten

• Lokale Medien benachrichtigen und Gespräche führen

• E-Mail-Marketing Strategie einsetzten

Häufige Anfängerfehler, die Sie vermeiden wollen:

• Die Vorbereitung steht im Mittelpunkt und die Werbung für die Veranstaltung wird vernachlässigt.

• Die Zulassung von Tieren kann für unsere pelzigen Freunde gefährlich sein, und jede negative Erfahrung wird zu Gegenreaktionen führen.

• Keine geführte Überprüfung der Zeit- und Datumsangaben mit Ihren Lieferanten und Künstlern.

• Die Beschaffung von Genehmigungen vergessen.

Im Großen und Ganzen wird ein Festival lebendig, mit seinem Publikum. Neben der Planung spielt das Marketing Ihres Events eins der größten Rollen in der Wahrnehmung des Festes und ob Ihre Veranstaltungen weiterempfohlen werden. Die Präsenz Ihres Festivals darf auch nicht von den sozialen Netzwerken fehlen, also bleiben Sie aktiv mit Ihrem Follower und Interessenten aktiv. Tatsache, ermutigen Sie Ihre Page Besucher Kleidung und Schminke mit dem Festival Motiv zu tragen, teilen Sie kontinuierlich Neuigkeiten mit und fördern Sie die Künstler Beiträge zum Fest zu teilen, um Vorfreude zu generieren. Folgen Sie die von uns aufgelisteten Punkten und stimmen Sie sie perfekt auf Ihre Veranstaltung ab.

Connfair wünscht Ihnen viel Spaß bei der Planung Ihres Festivals! 😊