100 Jahre Westfalen – definitiv ein Grund zum Feiern. Deswegen hat das renommierte Unternehmen im September 2023 ein großes Mitarbeiter-Familienfest sowie ein separates Event für die Kunden organisiert.
Bereits ein Jahr vor der Veranstaltung, im September 2022, begann die Zusammenarbeit mit unserem Kunden Westfalen AG, die unsere Lösungen für das Teilnehmer- und Einlassmanagement der großen Jubiläumsveranstaltungen benötigten. Durch vorige Projekte war die Westfalen AG mit den Connfair-Lösungen vertraut und fühlte sich für das große Vorhaben in den richtigen Händen. Dadurch konnte die Teilnehmeranmeldung in die Veranstaltungsplanung integriert werden. Darüber hinaus war ein reibungsloser Check-In inkl. Namensschilddruck der insgesamt ca. 3.500 Teilnehmer vor Ort durch Connfair Self-Check-In-Terminals sichergestellt.
Events, sei es eine Konferenz, ein Festival, eine Messe oder ein Firmenjubiläum, erfordern eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um die Erwartungen der Teilnehmer zu erfüllen und unvergessliche Momente zu schaffen. Dabei handelt es sich zweifellos um eine der herausforderndsten Aufgaben in der Event-Organisation. Dabei spielt die Auswahl der richtigen Dienstleister und Ressourcen eine entscheidende Rolle. Hier konnten die Connfair Services für Teilnehmer- und Einlassmanagement einen entscheidenden Teil übernehmen: Das Connfair-System bietet umfassende und individuell anpassbare Lösungen, um die Visionen von Event-Organisatoren in der Realität umzusetzen. Unser Ziel ist es, Veranstaltern die Werkzeuge und Ressourcen an die Hand zu geben, um Ihre Veranstaltung im Teilnehmer- und Einlassmanagement zu einem Erfolg zu bringen - sei es durch smarte Technologie, langjährige Erfahrung oder exzellente Beratung.
Dank unseres geschätzten Kunden, der Westfalen AG, können wir nun einen Blick hinter die Kulissen eines großen Events geben. Dazu gehören auch Einblicke, wie Connfair Veranstalter in Ihrem Projekt begleitet und sicherstellt, dass sowohl die Erwartungen der Organisatoren als auch der Teilnehmer erfüllt werden.
Phase 1: Die Herausforderungen verstehen
Unsere Reise begann, als wir von der engagierten Eventmanagerin der Westfalen AG, Petra Leinkenjost, für ein neues Projekt kontaktiert wurden. Bei vorherigen Veranstaltungen wurde bereits das Teilnehmermanagement-Tool für Eventanmeldungen und die Admin App für den Check-In genutzt. Darüber wurde bereits in folgendem Beitrag berichtet: https://blog.connfair.com/css-westfalen-ag
Dieses Mal jedoch waren die Veranstaltungen einige Nummern größer, denn für 2023 waren zwei wichtige Veranstaltungen eingeplant: die interne Jubiläumsveranstaltung für Mitarbeiter und eine zweite Veranstaltung für Kunden und Partner des Unternehmens.
Gemeinsam mit dem Connfair Sales-Team wurden die Anforderungen an das Teilnehmermanagement erfasst: Der Erstkontakt und die Einladungen sollten von internen System versandt werden, darin dann aber die Überleitung zum Connfair-System für die Anmeldung geschaffen werden. Die Registrierungsmaske war aufgesetzt mit umfangreichen Abfragefeldern, denn es sollte bspw. Kinderprogramm, Übernachtung, Shuttle und Catering entsprechend eingeplant werden. Zudem mussten Begleitpersonen erfasst werden, um die Größe der Veranstaltung kalkulieren zu können. Sehr hilfreich war hierbei das Teilnehmerportal: hier konnten Anmeldungen auch Wochen bzw. Monate danach selbst durch den angemeldeten Mitarbeiter bearbeitet werden (bspw. Doch keinen Übernachtungsnotwendigkeit) und Petra und ihr Team haben direkt eine Mitteilung dazu erhalten. So konnte die Veranstaltung laufend nach aktuellem Anmelde- & Rückmeldestand geplant werden.
Phase 2: Eine individuelle Lösung zusammenstellen
In einem ersten Meeting wurden Petra’s Vorstellungen und Anforderungen aufgenommen. Daraufhin wurde ein erstes Konzept erstellt, wie man das Teilnehmermanagement für das Mitarbeiterevent umsetzen würde: Erstellung einer Eventseite mit Registrierungsmaske für umfangreiche Datenabfragen der MitarbeiterInnen und ihrer Familien, Individualisierung einer Anmeldebestätigung mit Westfalen Logo und eigen-definiertem Text. In dieser Bestätigungsemail wurde zudem der Button zum Teilnehmerportal eingefügt, in welchem die MitarbeiterInnen die Möglichkeit hatten, Ihre Anmeldung konstant zu korrigieren und anzupassen.
Einige Zeit später folgte das Setup für das Kundenevent: Erstellung der Eventseite mit Anmeldung für jede Kundengruppe mit einem jeweils eigenen Zugang (damit keine Einsicht in andere Kundengruppen möglich war). Auch hier gab es die individuelle Bestätigungsmail, ein Ticketportal wurde hier jedoch nicht benötigt.
Da die gesamte Planungszeit ein Jahr betrug, haben wir uns regelmäßig intern mit unserem Team zusammengesetzt und nach Lösungen gesucht, wie wir Westfalen noch besser unterstützen können. Verbesserungsvorschläge wurden stets entgegengenommen und umgesetzt oder für den zukünftigen Entwicklungsplan aufgenommen.
Eine große Herausforderung war der Check-In der 3.500 Personen am Veranstaltungstag. Mit der neuen Entwicklung der Connfair GmbH, den Self-Check-In Terminals, konnte der Einlass sogar mit einem Druck der Teilnehmernamensschilder kombiniert werden. Connfair hat den Einlass mit zwei Einlass-Managern persönlich betreut und dafür gesorgt, dass der Check-In über zehn Terminals reibungslos abläuft. Spontane Anmeldungen oder Umbuchungen waren problemlos möglich. Das Design der Namensschilder hat die Westfalen AG selbstverständlich selbst bestimmt. Unterschiedliche Druckvorlagen für Mitarbeiter, Kunden und VIP-Gäste verliehen dem Event eine professionelle und exklusive Note.
Zuletzt musste in zwei Gebäuden die Raumauslastung getrackt werden, da Maximalkapazitäten existierten, und eine Überlastung vermieden werden musste. Hier hatte Connfair aus Corona-Zeiten die Expertise und konnte mit der Personenzählung über die Counter-App aushelfen.
Das Ergebnis: Ein voller Erfolg!
Durch die persönliche Kunden- und Projektbetreuung konnten die Anforderungen an das Teilnehmermanagement genaustens abgebildet werden. Petra konnte laufend neue Ideen mit Ihrer Connfair Ansprechpartnerin spiegeln und somit das Maximum herausholen. Das Connfair-Team vor Ort richtete die Badge Printer-Terminals persönlich ein und schulte das restliche, von Westfalen gestellte, Einlasspersonal, um reibungslose Prozesse sicherzustellen.
Das Feedback von Petra und ihrem Team zeigte, dass auch die Eventteilnehmer vom schnellen Check-in und Badge-Druck beeindruckt waren: Trotz der stoßweisen Anreise der Teilnehmer in Bussen verlief der Einlassprozess ohne große Warteschlangen. Es konnten Teilnehmern ohne QR-Code direkt geholfen werden durch das schnelle Durchsuchen existierender Anmeldungen im Handscanner oder durch die kurze & digitale Nachmeldung der Person. All das hat insgesamt zu einem äußerst reibungslosen Ablauf beigetragen.
Nach nun schon über 2 Jahren Zusammenarbeit mit der Westfalen AG sind wir dankbar und stolz darauf, dass Petra uns als verlässlichen Partner für Teilnehmer- und Einlassmanagement betrachtet und wir mit unseren Lösungen zu dem Erfolg der Veranstaltungen beitragen konnten. Mit durchdachten Prozessen und Systemen konnte die Eventplanung- & durchführung optimiert werden und führte letztendlich zu zufriedenen Gästen und einem insgesamt positiven Eventerlebnis. Wir sind fest entschlossen, unseren Kunden weiterhin qualitativ hochwertige Lösungen und erstklassige Unterstützung zu bieten, um auch zukünftige Veranstaltungen erfolgreich zu gestalten.