Wie Sie eine Veranstaltung in Corona-Zeiten planen

Wenn Sie während der Pandemie ein Event planen, benötigen Sie weit mehr als Ihre Eventmanagement Skills. Auch wenn gesetzliche Änderungen unseren aktuellen Alltag bestimmen, gibt es nützliche Methoden in der Eventplanung, um dagegen zu steuern.

Mit einem agilen Mindset sind Sie bestens gewappnet. Doch das ist nicht alles, was Sie benötigen. Wir zeigen Ihnen Tools und Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen, um auch während der Corona-Pandemie eine Veranstaltung planen und hervorragende Ergebnisse liefern zu können.

Niemand weiß, wie sich die Pandemie weiterentwickeln wird. Auch wenn es Zeiten geben wird, in denen mit weniger Restriktionen zu rechnen sind, wird es auch wieder Änderungen geben, die Veranstaltungen in den Corona-Zeiten wesentlich einschränken werden.

Aus diesem Grund ist es umso wichtiger flexibel zu bleiben und an Planungssicherheit zuzugewinnen. So kommen Sie mit jeder Situation zurecht und können sich schnell anpassen.

Flexibel bleiben bei der Veranstaltungsplanung in Corona-Zeiten

Da sich gesetzliche Bedingungen ständig ändern und sich an die Bedingungen der Corona-Pandemie anpassen, müssen Sie flexibel bleiben. Das heißt, dass Sie die Veranstaltung am besten von Anfang an agil planen. Wenn Sie mit agilem Eventmanagement beginnen, können Sie situativ auf Veränderungen eingehen und sich schnell den aktuellen Rahmenbedingungen anpassen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit mit hilfreichen Tools an Planungssicherheit und Flexibilität hinzuzugewinnen. Diese sind zum einen darauf ausgelegt, dass Sie schnell und einfach mit Ihren Teilnehmern kommunizieren können. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit Impf-, Genesenen- und Testzertifikate vorab online prüfen zu lassen, sodass Sie sichergehen können, dass Ihre Teilnehmer den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Nach Bundes- und Landesregelung ein vollumfängliches Hygienekonzept erstellen

Wenn der Gesetzgeber es aktuell vorsieht, müssen Sie ein Hygienekonzept für Ihre Veranstaltung erstellen. Oder Sie nutzen unsere kostenlose Hygienekonzept Vorlage für Veranstaltungen, die Ihnen den Großteil Ihrer Arbeit abnimmt.

Im Hygienekonzept werden alle Maßnahmen und Regelungen zur Eindämmung einer Pandemie festgehalten. Hierzu zählen insbesondere:

1. Die Bestimmung eines Hygienebeauftragten
2. Die Begrenzung der Personenzahl auf das vorgesehene Maß
3. Einlass unter 2G-, 3G- oder 2G-Plus-Bestimmungen
4. Ob es sich um eine Indoor- oder Outdoorveranstaltung handelt
5. Die Einhaltung von Sicherheitsabständen
6. Eine eventuelle Maskentragepflicht in geschlossenen Räumlichkeiten
7. Gegebenenfalls Lüftungsmaßnahmen
8. Häufigkeit der Reinigung von Sanitäranlagen und Kontaktflächen

Das Hygienekonzept reichen Sie beim zuständigen Gesundheitsamt ein und dürfen die Veranstaltung durchführen, wenn Sie eine Veranstaltungsgenehmigung erhalten.

G-Status kontrollieren: Zutritt nur geimpft, genesen und/oder getestet

Sie können die 2G-/3G-Validierung für Ihr Event an Ihrem Einlass direkt vor Ort durchführen. Hierfür benötigen Sie die CovPassCheck App, die Sie kostenfrei im App Store bzw. im Play Store herunterladen können. Mit CovPassCheck validieren Sie die Gültigkeit der Zertifikate und kriegen nach der Validierung den Namen und das Geburtsdatum der jeweiligen Person angezeigt.

Nun müssen Sie nur noch den Personalausweis der jeweiligen Person hinzuziehen. Stimmen beide Daten aus App und Personalausweis überein, können Sie die Person eintreten lassen. Natürlich müssen und sollten Sie noch das Ticket auf ihre Gültigkeit überprüfen. Diesen Vorgang wiederholen Sie für jeden Teilnehmer Ihrer Veranstaltung.

In der Vergangenheit hat es sich gezeigt, dass zur Kontrolle weiteres Personal und längere Wartezeiten eingeplant werden müssen. Beachten Sie bei Ihrer Eventplanung, dass Sie genügend Personal und Zeit einplanen, um einen effektiven Einlass zu gewährleisten.

Denn nichts wäre schlimmer, als dass Ihre Teilnehmer bereits frustriert auf das Infield laufen und Ihnen Unprofessionalität vorwerfen. Das gibt Ihnen eine Angriffsfläche für Shitstorm in den sozialen Medien.

Planen Sie mindestens zwei Personen pro Lane ein. Die eine Person kontrolliert das G-Status Zertifikat und den Personalausweis. Die andere Person das Ticket. In welcher Reihenfolge Sie dabei vorgehen, ist weniger relevant. Eine dritte Person legt nun das Bändchen an, damit der Prozess nicht erneut durchlaufen werden muss, wenn eine Person aus- und eintritt.

Geimpft, genesen, getestet: Bereits vorab online kontrollieren

Um Teilnehmerfrust und Personalkosten gleichzeitig zu minimieren, können Sie den G-Status auch vorab online kontrollieren bzw. kontrollieren lassen. Damit können Sie zusätzlich zu den Personalkosten auch die Einlasszeit reduzieren.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die Sie nutzen können, um DSGVO-konform die Gesundheitsdaten zu prüfen, ohne dabei die Daten abzuspeichern. Der Weg führt über den Visitor Hub.

Wenn Ihre Veranstaltungsbesucher die luca App nutzen, können Sie die Tickets in luca importieren. Da auch das G-Status Zertifikat hinzugefügt und auch der Personalausweis verifiziert werden kann, benötigen Sie am Einlass nur noch einen QR-Code zur Prüfung von Ticket, Personalausweis und G-Status Zertifikat zu scannen.

Die Prüfung erfolgt mit der Admin-App von Connfair, die die Daten aus der luca App auslesen kann. Das ist das Resultat aus der luca und Connfair Partnerschaft für effizientes Einlassmanagement.

Wenn Ihre Veranstaltungsbesucher die luca App nicht nutzen, können Sie auch einen weiteren Weg wählen. Dieser führt über die CoronaWarnApp. Dabei wird das G-Zertifikat von der CoronaWarnApp direkt an einen DCC-zertifizierten Drittanbieter (DCC steht für Digital Covid Certificate) übermittelt, der die Daten validiert und anschließend ein „gültig“ bzw. „ungültig“ an den Visitor Hub zurückgibt.

Der jeweilige Wert wird an das Ticket angehängt, sodass beim Ticketscan bereits die Information mit ausgelesen wird und kein G-Status Zertifikat am Event-Einlass vorgezeigt werden muss. So lassen sich Tickets freischalten, wenn getestet, genesen oder geimpft erfolgreich validiert wurde. Je nachdem, wie der Gesetzgeber es gerade vorsieht.

Beide Varianten kommen ohne Datenspeicherung zurecht. Es werden keinerlei Gesundheitsdaten gespeichert, lediglich übertragen. Beide Methoden sind somit DSGVO-konform.

Hilfreiche Tools für Ihr Event- und Teilnehmermanagement in und nach Corona-Zeiten

Mit agilem Projektmanagement bzw. agilem Teilnehmermanagement sind Sie in der Lage auch auf gesetzliche Neubestimmungen schnell zu reagieren. Im Folgenden erklären wir Ihnen was das ist, welche Tools es hierfür gibt und wie Sie davon profitieren können.

Was ist agiles Teilnehmermanagement und wie kann ich es in Corona-Zeiten nutzen?

Agiles Teilnehmermanagement ist für Veranstaltungen in Corona-Zeiten besonders interessant. Es ermöglicht Ihnen eine effiziente und granulare Kommunikation mit Ihren Teilnehmern, Teilnehmergruppen oder Teilnehmersegmenten.

Sie können bspw. die Teilnehmerkommunikation eigenschaftsbasiert ausrichten. Das heißt im Konkreten für Sie, dass Sie z.B. eine E-Mail an alle Personen versenden können, die eine 2G-Anforderung nicht erfüllen. Wenn sich Gesetze wieder ändern und bspw. eine Maskenpflicht wieder vorgesehen ist, dann können Sie die Kommunikation auch an alle Teilnehmer gleichzeitig versenden.

Des Weiteren können Sie auch nur bestimmte Teilnehmergruppen Ihres Events über Änderungen informieren, wie bspw. Presse oder VIPs. Dass macht dann Sinn, wenn sich bestimmte Teilnehmergruppen eher in geschlossenen Räumen aufhalten, wenn Sie eine Outdoorveranstaltung durchführen.

Für agiles Teilnehmermanagement können Sie den Visitor Hub von Connfair nutzen.

Welche Tools gibt es für agiles Eventmanagement?

Projektmanagement Software kommt in agilen Arbeitsweisen immer zum Einsatz. Es gibt hilfreiche Tools wie z.B. JIRA, Trello, Microsoft Project oder Asana, die Sie nutzen können, um die anfallenden Aufgaben festzuhalten. Um Veranstaltungen in Corona-Zeiten zu planen müssen, kommt es natürlich auch auf Ihr Budget an, welches dieser Projektmanagement Software für Sie in Frage kommt.

Schauen Sie nach den Preisen auf den jeweiligen Seiten und seien Sie sich vorher im Klaren, was genau Sie brauchen und welche Funktionen hilfreich wären.

Sie benötigen einen Backlog, der mit Aufgaben befüllt wird. Und ein Board mit dem Ihr Team arbeitet. Eine Möglichkeit die einzelnen Tasks zu kommentieren, hilft Ihnen und Ihrem Team auch, sodass Sie Feedbackschleifen durchlaufen können.

Auf Automation können Sie im Wesentlichen verzichten, da es Ihnen nicht unbedingt den Mehrwert bringt, den Sie für die Eventplanung in und nach Corona-Zeiten benötigen.

Steuern Sie die Auslastung in allen Flächen und Räumen

Bei Indoor- und Outdoorveranstaltungen in Corona-Zeiten müssen Sie für eine korrekte Besucherauslastung sorgen. Hierfür gibt es verschiedene Maßnahmen, die Sie ergreifen können. Sie können mit der Kontaktdatenerfassung eine integrierte Auslastungssteuerung nutzen.

Diese zeigt Ihnen und Ihren Teilnehmern die aktuelle Besucherzahl an, die auf Bildschirmen vor Ort angezeigt oder bspw. auf Ihrer Website integriert werden kann. Bestenfalls zählt Ihre Einlass-App oder Ticketscanner die aktuelle Personenzahl automatisch mit und zeigt Sie Ihnen in Ihrer Software an.

Sie können außerdem die Besucherströme mit Zeitfenster-Tickets koordinieren. Sie bestimmen also Tickets, die zu bestimmten Zeiträumen gültig sind. Zum Beispiel von 10:00 bis 12:00 Uhr. Besucher erlangen nur zu einer gewissen Zeit Zutritt und müssen das Eventgelände anschließend wieder verlassen. So können Sie auch bereits im Vorfeld für eine korrekte Besucherauslastung sorgen.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die Besucherauslastung mit einer App für Personenzählungen an mehreren Ein- und Ausgängen synchron zu zählen. Hierfür können Sie bspw. die Counter-App nutzen.